Tablón de intercambios: Nueva interfaz del usuario
Updated
*Los sitios de Shiftboard seleccionados utilizan actualmente la nueva interfaz. Si todavía no cuenta con acceso a la nueva interfaz, continúe utilizando nuestra documentación de Soporte existente.
Descripción general
Cuando el Tablero de intercambios está habilitado en la configuración del sitio, las personas pueden publicar sus turnos asignados para el intercambio, de modo que alguien más pueda tomar el turno. El tablero de intercambios sigue estos lineamientos:
- Los turnos ofrecidos para su intercambio solo pueden ser vistos por las personas del mismo equipo (grupo de trabajo).
- La herramienta del tablero de intercambios no permitirá que nadie realice una reserva doble, tome un turno para desempeñarse en un rol (consulte rol) para el que no cumple los requisitos o tome un turno en una hora extra.
- La configuración del sitio determina si los turnos permiten por defecto los intercambios. Cuando se crean o editan los turnos, los gerentes pueden anular la configuración por defecto del tablero de intercambios.
- La configuración del sitio determina si se necesita aprobación para:
- Publicar un intercambio
- Tomar un turno disponible para su intercambio
Para que un turno se considere intercambiado, debe ser publicado para su intercambio y alguien debe tomarlo (y posiblemente esto debe ser aprobado por un gerente). Cualquier turno que esté disponible para su intercambio continuará apareciendo en su cronograma hasta que alguien más lo tome desde el tablero de intercambios. Si el turno todavía está en su cronograma, usted continúa siendo responsable de cubrirlo, incluso si lo ha publicado para el intercambio.
Cómo ofrecer, editar y tomar turnos utilizando el tablero de intercambios
Crear un intercambio
Si se le asigna un turno, puede intercambiarlo. Navegue hasta Cronogramas > Turnos y luego haga clic en el turno que desea intercambiar:
En la página Detalles del turno, haga clic en el botón Intercambiar:
Para configurar un Intercambio, agregue notas relacionadas con el turno (opcional) y luego haga clic en Crear intercambio.
Después de hacer clic en Intercambio, volverá a la página Detalles del turno, donde puede hacer clic en Cerrar para volver al calendario. Ahora el calendario mostrará el icono del intercambio en el turno:
Editar o eliminar un intercambio que publicó
Si publica un turno para su intercambio, puede editar las notas del intercambio o eliminarlo.
En el calendario, haga clic en el turno que publicó para el intercambio que desea editar o eliminar del tablero de intercambios:
En la página Detalles del turno, haga clic en el botón Editar intercambio:
Para editar el intercambio, haga clic en el cuadro Notas del intercambio, edite la nota y luego haga clic en Editar intercambio. Volverá a la página Detalles del turno.
Para eliminar el intercambio, haga clic en el botón Eliminar intercambio. Aparecerá una página de confirmación. Una vez que haga clic en Eliminar intercambio en la página de confirmación, volverá a la página Detalles del turno.
En la página Detalles del turno, haga clic en Cerrar para volver al calendario. Si eliminó el intercambio, el icono del intercambio ya no aparecerá en el calendario:
Tomar un turno disponible para su intercambio
Para tomar un turno que se ofrece para su intercambio, navegue hasta Cronogramas > Tablero de intercambios:
Use el campo Rango de fechas para reducir la lista de turnos disponibles para su intercambio dentro de sus equipos (grupos de trabajo) a una fecha o rango de fechas determinados.
Nota:
- El campo Rango de fechas selecciona automáticamente las próximas dos semanas, comenzando por la fecha de hoy.
- Para seleccionar diferentes fechas, haga clic dentro del campo Rango de fechas y elija las fechas del selector de fechas.
El tablero de intercambios le permite filtrar la lista de turnos por Intercambios ofrecidos e Intercambios completados. Los intercambios ofrecidos muestran los turnos que están disponibles para su intercambio. Los intercambios completados muestran los turnos que ya se han intercambiado:
Nota: Si la configuración del sitio requiere el permiso del gerente para publicar o aceptar un intercambio, los intercambios que estén a la espera de la aprobación del gerente aparecerán como pendientes en el tablero de intercambios.
Después de elegir un turno que desea tomar de la lista de intercambios ofrecidos, haga clic en Tomar turno.
Nota:
- Los turnos indicados como pendientes se han ofrecido para su intercambio y están a la espera de la aprobación del gerente.
- Si se requiere la aprobación del gerente para tomar un turno, entonces luego de hacer clic en Tomar turno, verá un mensaje de notificación de Aprobación requerida, y el intercambio se mostrará como no aprobado en el tablero de intercambios hasta que sea aprobado.
Cómo aprobar o denegar intercambios
El tablero de intercambios sigue todas las reglas que los gerentes y administradores del sitio han establecido en Shiftboard. Una vez que el tablero de intercambios esté habilitado en su sitio, se controla a nivel de equipo (grupo de trabajo).
El tablero de intercambios permite a los gerentes ver la actividad de intercambio de turnos de sus equipos (grupos de trabajo). Dependiendo de la configuración del sitio, los gerentes también pueden aprobar/denegar los turnos que se han propuesto para su intercambio y aprobar/denegar las solicitudes para tomar un intercambio. Cuando la configuración del sitio requiera que los gerentes aprueben los turnos que se presenten para su intercambio, dichas solicitudes para publicar un intercambio aparecen como pendientes en el tablero de intercambios.
Para administrar el tablero de intercambios, navegue hasta el mismo (Cronograma > Tablero de intercambios):
Elija un rango de fechas y una vista. Para recibir instrucciones, consulte “Tomar un turno disponible para su intercambio” (sección anterior):
Como gerente, la lista de intercambios ofrecidos puede incluir las siguientes acciones (según la configuración del sitio):
- Aprobar/Rechazar los intercambios pendientes: Haga clic en aprobar (verde) para permitir que el intercambio se publique o en denegar (rojo) para no permitir que el intercambio se publique. Si aprueba el intercambio, los iconos de aprobar/denegar serán reemplazados por un botón de Tomar turno. Si deniega el intercambio, este se eliminará de la lista.
- Aprobar/Rechazar los intercambios no aprobados: Cuando la configuración del sitio requiera que los gerentes aprueben la solicitud de alguien para tomar un turno del tablero de intercambios, entonces esos turnos se mostrarán como No aprobados. Haga clic en aprobar (verde) para permitir que la persona tome el intercambio o en denegar (rojo) para no permitir que la persona lo tome.
Configuración del tablero de intercambios:
- Sin restricciones: las personas pueden ofrecer sus turnos para intercambiarlos y otras personas del mismo equipo (grupo de trabajo) (y con el mismo rol, si se usan los roles) pueden tomar los turnos. El Gerente no participa de este intercambio.
- Se requiere permiso: esta configuración les proporciona a los Gerentes la capacidad de aprobar los turnos que se ofrecen para su intercambio. El Gerente debe autorizar a la persona que desea intercambiar el turno antes de que esta pueda publicarlo en el tablero de intercambios. El Gerente recibirá una notificación indicando que una persona desea ofrecer su turno. Una vez que el turno se ofrece para el intercambio, podrá tomarlo cualquier persona del equipo (que no tenga conflictos ni horas extras).
- Se requiere aprobación: esta configuración le brinda poder de decisión al Gerente sobre quiénes toman los turnos que se han ofrecido. Cualquier turno puede ser intercambiado, pero una vez que alguien quiere aceptar un intercambio, el gerente debe aprobar a esa persona para que tome el turno.
- Se requieren permisos y aprobaciones: esta configuración requiere que un gerente otorgue permiso para intercambiar un turno y apruebe a quien lo tome. Cuando una persona desea ofrecer un intercambio, se notificará al gerente que alguien quiere intercambiar un turno. Una vez que se conceda el permiso, se notificará al grupo de trabajo que hay un turno disponible para su intercambio. Cuando alguien desee tomar el turno ofrecido, el gerente recibirá una notificación indicando quién lo quiere aceptar. Una vez que el gerente apruebe a la persona que desea tomar el turno, se realizará el intercambio y se reflejará en el calendario.
- No se admiten intercambios: Si hay un equipo o equipos en particular que no deberían tener la opción de intercambiar sus turnos, los gerentes pueden desactivar esta opción por equipo. Además, tienen la opción de no permitir que se intercambie un turno en particular (independientemente de la configuración del grupo de trabajo) seleccionando la opción “Sin intercambio” para ese turno###
