Qu’est-ce qu’un coordonnateur?
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Un coordonnateur est une personne qui a des droits d'accès spécifiques à l’équipe. Les droits d’accès du coordonnateur peuvent être utilisés à plusieurs fins, en fonction des besoins de l’organisation.
Les coordonnateurs peuvent ajouter, modifier et supprimer des quarts de travail non publiés (brouillons) et afficher le calendrier complet de leur équipe. Les paramètres peuvent être configurés pour permettre aux coordonnateurs d’attribuer ou non des quarts de travail, générer des rapports,envoyer des messages aux membres de leurs équipes et afficher les coordonnées de base de ces membres. En fonction des outils activés dans le site Shiftboard, les coordonnateurs peuvent avoir la capacité d'approuver des cartes de pointage.
Pour nommer un gestionnaire, il faut suivre les étapes pour nommer un gestionnaire d’une équipe.
Accéder aux paramètres d’autorisation du coordonnateur
Les droits d’accès des coordonnateurs sont les plus configurables de tous les niveaux d'adhésion dans Shiftboard. L’administrateur de site peut ajuster ces préférences dans les paramètres d’équipe et les paramètres généraux de Shiftboard. La majorité de ces paramètres d’autorisation peuvent être trouvés en allant dans Paramètres généraux > Droits d’accès du coordonnateur.
Une fois que vous avez sélectionné les droits d’accès du coordonnateur, vous pouvez régler les paramètres suivants :
- Les coordonnateurs voient la liste des membres : Ces paramètres donnent aux coordonnateurs la possibilité d’afficher la liste des membres de toute équipe pour laquelle ils sont coordonnateurs. La liste des noms de membres sera visible dans la page Personnes > Tous les membres et dans la page Adhésions à l'équipe. Si les coordonnateurs ne peuvent pas consulter les listes de membres, ils ne pourront pas consulter les listes des employés.
- Les coordonnateurs sont en lecture seule : Si vous sélectionnez « Oui » pour ce paramètre, les paramètres de 3 à 10 seront automatiquement désactivés. Cette limitation permet aux coordonnateurs d’afficher simplement les quarts de travail dans le calendrier, sans interagir avec eux. Cette pratique est couramment utilisée pour donner de la visibilité aux clients. Si vous sélectionnez « Non », les paramètres de 3 à 10 pourront être configurés en fonction des préférences des droits d’accès.
- Les coordonnateurs peuvent créer de nouveaux quarts de travail : La sélection de « Oui » permet aux coordinateurs de créer des quarts de travail. La sélection de « Non » empêchera les coordonnateurs de créer des quarts de travail.
- Les coordonnateurs peuvent attribuer, ré-attribuer ou annuler l'attribution de quarts de travail : Pour permettre aux coordonnateurs d’attribuer, ré-attribuer ou annuler l'attribution de quarts de travail, il faut sélectionner « Oui » en tant qu’option de site par défaut. Pour empêcher les coordonnateurs d’attribuer des quarts de travail, il faut sélectionner « Non » comme site par défaut. Pour ajuster les préférences sur une base d’équipe par équipe, il faut sélectionner « Utiliser les paramètres d’équipe » et ajuster les paramètres d’équipe en sélectionnant Équipes > Toutes les équipes > Sélectionner une équipe > Paramètres > Ajuster les attributions des coordinateurs sur « Oui ». Les coordonnateurs auront seulement la possibilité d’affecter des membres sans conflits de quarts de travail et seront empêchés d’affecter des personnes avec des heures supplémentaires, des quarts de travail conflictuels, etc.
- Les coordonnateurs peuvent publier des quarts de travail : Lorsque la valeur est réglée sur « Non », les coordonnateurs sont limités à la création de quarts de travail provisoires ou non publiés qu’un gestionnaire peut publier ultérieurement. Lorsqu’elle est définie sur « Oui », les coordonnateurs peuvent créer des quarts de travail publiés.
- Les coordonnateurs peuvent modifier des postes publiés : Pour permettre aux coordonnateurs de modifier des quarts de travail publiés, il faut sélectionner « Oui » en tant qu’option de site par défaut. Pour empêcher les coordonnateurs de modifier des quarts de travail publiés, il faut sélectionner « Non » comme site par défaut. Pour ajuster les préférences sur une base d’équipe par équipe, il faut sélectionner « Utiliser les paramètres d’équipe » et ajuster les préférences dans les paramètres d’équipe (Équipes > Toutes les équipes > Sélectionner une équipe > Paramètres > Ajuster Autoriser les coordonnateurs à modifier les quarts de travail publiés sur « Oui ».
- Les coordonnateurs peuvent gérer les listes d’inscription : Lorsque a valeur définie sur « Oui », les coordonnateurs auront la possibilité d’ajouter des membres à la liste d’inscription. Pour permettre aux coordonnateurs d’affecter des membres à partir de la liste d’inscription, il faut ajuster le paramètre 4 sur « Oui ». Lorsqu’elle est définie sur « Non », les coordonnateurs ne peuvent pas ajouter des membres à la liste d’inscription.
- Les coordonnateurs peuvent ignorer les vérifications de conflits : Le réglage de ce paramètre sur « Oui » permet aux coordonnateurs d’ignorer les conflits et d’affecter des personnes indépendamment des heures supplémentaires, des horaires en conflit, etc.
- Les coordonnateurs peuvent voir les membres qui sont exclus de la sélection d'attribution : Lorsque les coordonnateurs ont la possibilité d’attribuer des quarts de travail, ce paramètre peut être utilisé pour déterminer si les coordonnateurs peuvent voir les membres qui ne sont pas disponibles pour une affectation en raison des heures supplémentaires, d’un quart de travail conflictuel, etc.
- Les coordonnateurs peuvent diffuser des messages : Lorsque ce paramètre est défini sur « Oui », les coordonnateurs peuvent envoyer des messages de diffusion pour toute équipe pour laquelle ils sont répertoriés en tant que coordonnateur. Les coordonnateurs peuvent envoyer un message à diffusion générale pour les équipes pour lesquelles ils figurent en tant que coordonnateur.
Les coordonnateurs en tant qu’approbateurs des cartes de temps
Pour autoriser les coordonnateurs à approuver des cartes de temps, il faut aller dans Paramètres > Paramètres de l’application > Chronomètre > Régler l’option Autoriser les coordonnateurs à approuver des cartes de temps sur « Oui ». Les coordonnateurs verront une version en lecture seule des cartes de pointage et seront limités à approuver ou ajouter des notes à des cartes de pointage. Les coordonnateurs ne verront qu’une version en lecture seule de la carte de pointage et ne pourront approuver la carte de pointage ou ajouter une note.
Les coordonnateurs en tant qu’utilisateurs tiers
L'une des caractéristiques uniques de Shiftboard est la possibilité de donner à un utilisateur tiers non seulement la visibilité au calendrier, mais aussi l’opportunité de demander des quarts de travail. Une autre option consiste à limiter l’accès du client en lecture seule afin de fournir une visibilité du calendrier. Il s'agit d’une caractéristique importante que de nombreuses entreprises de placement de personnel et organisations contractantes utilisent pour donner plus d’outils à leurs clients pour rationaliser le processus de placement de personnel.
Exemple de placement de personnel tripartite
Imaginez que vous dirigez une société de placement du personnel d'entrepôt, StaffCo Staffing, et programmez deux types de personnes : les chauffeurs et les chargeurs. Vos deux principaux clients, Northern Freight et Southern Logistics, demandent à StaffCo Staffing du personnel de vacances supplémentaire. Vos employés (les chauffeurs et les chargeurs) sont qualifiés pour travailler pour Northern Freight ou Southern Logistics. Dans ce cas, vous configurez votre site Shiftboard de manière à avoir quatre équipes :
- Chauffeurs de Northern Freight
- Chargeurs de Northern Freight
- Chauffeurs de Southern Logistics
- Chargeurs de Southern Logistics
Tous les chauffeurs sont des membres des équipes de chauffeurs de Northern Freight et de Southern Logistics et tous les chargeurs sont membres des équipes de chargeurs de Northern Freight et de Southern Logistics (sauf peut-être quelques-uns qui ne sont pas qualifiés pour les deux ou qui vivent loin de l’un des endroits). Si une personne est formée pour être à la fois pilote et chargeuse, elle pourrait faire partie de toutes les quatre équipes. Les chauffeurs et les chargeurs sauront où aller chaque jour parce qu'ils pourront voir tous les quarts de travail qu'ils font sur le calendrier.
Le client chez Northern Freight sera le coordonnateur des équipes de chauffeurs et de chargeurs de Northern Freight, tandis que le client chez Southern Logistics sera le coordonnateur des équipes de chauffeurs et de chargeurs de Southern Logistics. Ces clients auront ainsi la possibilité de consulter les horaires des travailleurs qui leur sont envoyés et de demander des quarts de travail en créant des quarts de travail non publiés. Les coordinateurs peuvent également être limités à un accès en lecture seule. Pour que les clients ne voie que le calendrier, vous pouvez donner aux coordonnateurs un accès en lecture seule. Ces coordonnateurs se limiteront à voir les informations relatives à leur entreprise en fonction de leur adhésion à une équipe.
Le gestionnaire des quatre équipes peut approuver les quarts de travail en les publiant ou en effectuant les modifications nécessaires. Il sera ainsi en mesure de dire en temps réel qui est disponible et quelles demandes restent à remplir.
