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¿Qué es un coordinador?

Descripción general

Un coordinador es un nivel de permiso específico del equipo. El nivel de permiso de coordinador puede aprovecharse para diversos propósitos según las necesidades de una organización. 

Los coordinadores pueden agregar, cambiar y eliminar turnos publicados o no publicados (borrador) y ver el calendario entero de su equipo. Se puede configurar para que los coordinadores puedan asignar o quitar la asignación de turnos, ejecutar informesenviar mensajes a miembros de sus equipos, y ver la información de contacto básica de esos miembros. Según las herramientas habilitadas en el sitio de Shiftboard, los coordinadores pueden tener la capacidad de aprobar tarjetas de control de asistencia.

Para que alguien sea coordinador, siga los pasos para convertir a alguien en gerente de un equipo.

Cómo acceder a la configuración de permisos de coordinador

Los permisos de coordinador son los más configurables de todos los niveles de membresía de Shiftboard. El administrador del sitio puede ajustar estas preferencias en la configuración Equipos y General de Shiftboard. La mayor parte de estas configuraciones de permisos pueden encontrarse en Configuración general > Permisos de coordinador. 

Una vez que selecciona Permisos de coordinador, tiene la capacidad de ajustar los siguientes parámetros: 

  1. Los coordinadores ven la lista de miembros: Esta configuración otorga a los coordinadores la capacidad de ver la lista de miembros de cualquier equipo que coordinen. La lista de los nombres de los miembros será visible en la página Personas > Todos los miembros y en la página Membresías de equipos. Si los coordinadores tienen restringido ver las listas de miembros, tendrán restringido ver el listado de empleados.
  2. Los coordinadores tienen la opción de lectura únicamente: Al seleccionar “Sí” para esta configuración, se deshabilita automáticamente los parámetros 3-10. Esta limitación permite a los coordinadores simplemente ver los turnos en el calendario, pero no pueden interactuar con ellos. Comúnmente, se utiliza para dar visibilidad a los clientes. Al seleccionar “No”, se pueden configurar los parámetros 3-10 según las preferencias del nivel de permisos. 
  3. Los coordinadores pueden crear nuevos turnos: Al seleccionar “Sí”, los coordinadores pueden crear turnos. Al seleccionar “No”, los coordinadores no pueden crear turnos.
  4. Los coordinadores pueden asignar, reasignar y quitar la asignación de turnos: Para que los coordinadores puedan asignar, reasignar o quitar la asignación de turnos, seleccione “Sí” como la opción predeterminada del sitio. Para evitar que los coordinadores asignen turnos, seleccione “No” como la opción predeterminada. Para ajustar las preferencias por equipo, seleccione “Utilizar configuración de equipo” y ajuste la configuración en Equipos > Todos los equipos > Seleccionar un equipo > Configuración > Ajustar asignaciones del coordinador como “Sí”. Los coordinadores solo tendrán la capacidad de asignar miembros sin conflictos y no podrán asignar personas con horas extra, turnos conflictivos, etc.
  5. Los coordinadores pueden publicar turnos: Si se configura como “No”, los coordinadores tienen la limitación de crear turnos no publicados o borradores que un gerente puede publicar más adelante. Si se configura como “Sí”, los coordinadores pueden crear turnos no publicados. 
  6. Los coordinadores pueden modificar puestos publicados: Para que los coordinadores puedan modificar turnos publicados, seleccione “Sí” como la opción predeterminada del sitio. Para evitar que los coordinadores modifiquen turnos publicados, seleccione “No” como la opción predeterminada. Para ajustar las preferencias por equipo, seleccione “Utilizar configuración de equipo” y ajuste las preferencias en la configuración de equipos (Equipos > Todos los equipos > Seleccionar un equipo > Configuración > Ajustar permitir al coordinador que modifique turnos como “Sí”).  
  7. Los coordinadores pueden gestionar listas de registro: Si se configura como “Sí”, los coordinadores tendrán la capacidad de agregar miembros a la lista de registro. Para que los coordinadores puedan asignar miembros de la lista de registro, ajuste la configuración 4 como “Sí” también. Si se configura como “No”, los coordinadores no pueden agregar miembros a la lista de registro. 
  8. Los coordinadores pueden anular comprobaciones en conflicto:  Al ajustar esta configuración como “Sí”, los coordinadores pueden anular conflictos y asignar personas independientemente de las horas extra, los horarios conflictivos, etc. 
  9. Los coordinadores pueden ver miembros excluidos de la selección de asignación: Cuando los coordinadores tienen la capacidad de asignar turnos, esta configuración se puede usar para determinar si los coordinadores pueden ver miembros que no pueden recibir asignaciones debido a horas extra, turnos conflictivos, etc.
  10. Los coordinadores pueden enviar mensajes de difusión: Si se configura como “Sí”, los coordinadores pueden enviar mensajes de difusión a cualquier equipo que coordinen. Los coordinadores pueden enviar un mensaje de difusión a cualquier equipo que coordinen.

Coordinadores como encargados de la aprobación de tarjetas de control de asistencia

A fin de que los coordinadores tengan permiso para aprobar tarjetas de control de asistencia, diríjase a Configuración > Configuración de aplicación > Cronómetro > Ajustar permitir a los coordinadores que aprueben tarjetas de control de asistencia como “Sí”. Los coordinadores verán la versión de solo lectura de las tarjetas de control de asistencia y solo podrán aprobar o agregar notas a las tarjetas. Los coordinadores solo verán una versión de solo lectura y podrán aprobar la tarjeta o agregar una nota.

Coordinadores como terceros usuarios

Una de las funciones única de Shiftboard es la opción de dar la visibilidad de terceros usuarios al horario y la oportunidad de solicitar turnos. Otra opción es restringir el acceso a clientes como lectura únicamente a fin de otorgar la visibilidad del horario. Es una función importante que muchas empresas de personal y organizaciones de contratación utilizan para dar a sus clientes más herramientas para perfeccionar el proceso de empleo. 

Ejemplo de personal tripartito

Imagine que dirige una empresa de contratación de almacenes, StaffCo Staffing, y organiza los horarios de dos tipos de personas: conductores y cargadores. Sus dos principales clientes, Transporte del Norte y Logística del Sur, solicitan personal extra que trabaje en días festivos. Sus empleados (los conductores y cargadores) están calificados para trabajar con Transporte del Norte o Logística del Sur. En este caso, configura el sitio de Shiftboard para tener cuatro equipos:

  • Conductores de Transporte del Norte
  • Cargadores de Transporte del Norte
  • Conductores de Logística del Sur
  • Cargadores de Logística del Sur

Todos los conductores son miembros de los equipos de Conductores de Transporte del Norte y Conductores de Logística del Sur, y todos los cargadores son miembros de los equipos Cargadores de Transporte del Norte y Cargadores de Logística del Sur (excepto, quizás, algunos que no están calificados para ambos o que viven alejados de una ubicación). Si alguien recibe capacitación para ser tanto conductor como cargador, puede estar en los cuatro equipos. Tanto los conductores como los cargadores sabrán adónde ir cada día, ya que podrán ver en el calendario todos los turnos en los que trabajan.

El cliente de Transporte del Norte será el coordinador de los equipos Conductores de Transporte del Norte y Cargadores de Transporte del Norte, mientras que el cliente Logística del Sur será el coordinador de los equipos Conductores de Logística del Sur y Cargadores de Logística del Sur. Esto les dará a los clientes la capacidad de ver los horarios de los empleados que se les envían y la capacidad de solicitar turnos creando turnos que no están publicados. Como alternativa, los coordinadores pueden tener acceso de solo lectura únicamente. Para que los clientes solo vean los horarios, puede otorgar a los coordinadores acceso de solo lectura. Estos coordinadores solo podrán ver información que pertenece a su empresa en función de la membresía de su equipo. 

El gerente de los cuatro equipos puede aprobar turnos publicándolos o implementando cambios según sea necesario y podrá saber en tiempo real quién está disponible para trabajar y qué solicitudes deben realizarse.



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