Tableau d'échange : Nouvelle interface utilisateur

Mis à jour 16/8/2019 par Shiftboard Support

*Certains sites Shiftboard utilisent actuellement la nouvelle interface. Si vous n’avez pas encore accès à la nouvelle interface, continuez de vous reporter à notre documentation de support existante.

Aperçu

Lorsque le Tableau d’échange est activé dans les paramètres du site, les personnes sont autorisées à publier leurs quarts de travail attribués et valides pour l’échange, de sorte que d'autres personnes puisse les accepter. Le tableau d’échange suit les directives suivantes :

Les quarts de travail proposés pour l’échange ne sont visibles que par les personnes de la même équipe.
L’outil tableau d’échange n’autorise personne à faire une double réservation, à choisir un quart de travail auquel il n’est pas admissible (voir rôle), ou à choisir un quart qui les poussera à faire des heures supplémentaires.
Les paramètres de site déterminent si les quarts de travail peuvent être échangés par défaut. Lors de la création ou de la modification des quarts de travail, les gestionnaires peuvent remplacer le paramètre par défaut du tableau d’échange.
Les paramètres de site déterminent si l’approbation est nécessaire pour :
- Afficher un échange
- Choisir un quart de travail qui est disponible pour un échange

Un échange doit être affiché pour un échange, quelqu’un doit le choisir et il doit éventuellement être approuvé par un gestionnaire avant que le quart ne soit considéré comme échangé. Tout quart de travail pouvant faire l’objet d’un échange apparaîtra toujours sur votre calendrier jusqu’à ce que quelqu’un d’autre le choisisse du tableau d’échange. Si le quart de travail est toujours sur votre calendrier, vous êtes toujours responsable de le couvrir, même si vous l’avez affiché pour un échange.

Comment offrir, modifier et choisir des quarts de travail en utilisant le tableau d’échange

Créer un échange

Si vous êtes affecté à un quart de travail, vous pouvez l’échanger. Naviguer vers Calendrier > Quarts de travail, puis cliquer sur un quart de travail que vous souhaitez échanger :

Sur la page Détails du quart de travail, cliquer sur le bouton Échanger :

Pour configurer un Échange, il ajouter des remarques concernant le quart de travail (facultatif), puis cliquer sur Créer un échange.

Une fois que vous avez cliqué sur Échanger, vous serez redirigé vers la page Détails du quart de travail où vous pourrez cliquer sur Fermer pour retourner au calendrier. Le calendrier affichera maintenant l’icône d’échange sur le quart de travail :

Modifier ou supprimer un échange que vous avez affiché.

Si vous placez un quart de travail pour échange, vous pouvez modifier les remarques sur l’échange ou supprimer l’échange.

Dans le calendrier, cliquer sur le quart de travail que vous avez affiché pour l’échange que vous souhaitez modifier ou supprimer du tableau d’échange :

Sur la page Détails du quart de travail, cliquer sur le bouton Modifier l’échange :

Pour modifier l’échange, cliquer dans la zone Échanger des notes, modifier la note, puis cliquer sur Modifier l’échange. Vous serez redirigé vers la page Détails du quart de travail.

Pour supprimer l’échange, cliquer sur le bouton Supprimer l’échange. Une page de confirmation apparaîtra. Une fois que vous avez cliqué sur Supprimer un échange sur la page de confirmation, vous serez redirigé vers la page Détails du quart de travail.

Sur la page Détails du quart de travail, cliquer sur Fermer pour retourner au calendrier. Si vous avez supprimé le quart de travail, l’icône du quart n’apparaîtra plus sur le calendrier :

Choisir un quart de travail qui est disponible pour un échange

Pour choisir un quart de travail qui vous est proposé pour l’échange, il faut accéder au Calendrier > Tableau d’échange :

Utiliser le champ Plage de dates pour affiner la liste des quarts de travail pouvant être échangés au sein de vos équipes à une date ou une plage de dates donnée.

Remarque :

Le champ Plage de dates sélectionne automatiquement les deux prochaines semaines, y compris la date du jour.
Pour sélectionner différentes dates, cliquer dans le champ Plage de dates et choisir les dates dans le sélecteur de date.

Le tableau d’échange vous permet de filtrer la liste des quarts de travail par Échange proposé et par Échange complété. Les quarts de travail proposés affichent les quarts de travail disponibles pour l’échange. Les quarts de travail complétés affichent les quarts de travail déjà échangés :

Remarque : Si les paramètres du site nécessitent l’autorisation du gestionnaire pour publier ou accepter un échange, les échanges en attente d’approbation du gestionnaire seront répertoriés comme étant en attente sur le tableau d’échange.

Après avoir choisi le quart de travail que vous souhaitez avoir dans la liste des quarts de travail proposés, il faut cliquer sur Choisir un quart de travail.

Remarque :

Les quarts de travail répertoriés comme étant en attente ont été proposés pour l’échange et attendent l’approbation du gestionnaire.
Si l’approbation du gestionnaire est requise pour choisir un quart, vous verrez ensuite un message de notification Approbation requise après avoir cliqué sur Choisir un quart de travail. L’échange apparaîtra comme non approuvé sur le tableau d’échange jusqu’à son approbation.

Comment approuver ou refuser des échanges

Le Tableau d’échange respecte toutes les règles définies par les administrateurs de site et les gestionnaires dans Shiftboard. Une fois que le tableau d’échange est activé sur votre site, il est contrôlé au niveau de l’équipe.

Le tableau d’échange permet aux gestionnaires de visualiser l’activité d’échange publiée pour leurs équipes. Selon les paramètres de site, les gestionnaires peuvent également approuver/refuser les quarts de travail affichés pour l’échange et approuver/refuser les demandes d’échange. Lorsque les paramètres de site imposent aux gestionnaires d’approuver des quarts de travail publiés pour l’échange, ces demandes d’afficher un échange apparaissent comme étant en attente sur le tableau d’échange.

Pour gérer le tableau de d’échange, il faut accéder au Tableau d’échange (Calendrier > Tableau d’échange) :

Choisir une plage de dates et la visualiser. Pour obtenir des instructions, voir « Choisir un quart de travail qui est disponible pour échange » (section précédente) :

En tant que gestionnaire, la liste d’échanges proposés peut inclure les actions suivantes (selon les paramètres du site) :

Approuver/rejeter les échanges en attente: Cliquer sur approuver (vert) pour autoriser l’échange à publier ou refuser (rouge) pour ne pas autoriser l’échange. Si vous approuvez l’échange, les icônes d’approbation/refus seront remplacées par un bouton Choisir un quart de travail. Si vous refusez l’échange, il sera supprimé de la liste.
Approuver/rejeter les échanges non approuvés: Lorsque les paramètres de site exigent que les gestionnaires approuvent la demande d’une personne d’accepter un quart de travail à partir du tableau d’échange, ces échanges apparaissent alors comme non approuvés. Cliquer sur approuver (vert) pour autoriser la personne à accepter ou à refuser (rouge) l’échange pour ne pas lui autoriser d’accepter l’échange.

Paramètres du Tableau d’échange :

Pas de restriction : les personnes peuvent offrir leurs quarts de travail pour échange et les autres personnes de la même équipe (avec le même rôle, si les rôles sont en cours d’utilisation) peuvent accepter ces quarts de travail. Le gestionnaire n’a aucune implication ni aucun mot à dire dans l’échange.
Autorisation requise : ce paramètre offre aux gestionnaires la possibilité d’approuver les quarts de travail qui doivent être échangés. Le gestionnaire est tenu d’autoriser la personne qui souhaite échanger le quart de travail avant qu’elle ne soit autorisée à l’afficher sur le tableau d’échange. Le gestionnaire recevra une notification qu’une personne souhaite offrir son quart de travail. Une fois que celui-ci est offert, tout membre de l’équipe (qui n’a pas de conflit et ne fera pas d’heures supplémentaires) peut l’accepter.
Approbation exigée : ce paramètre donne au gestionnaire le contrôle sur le choix de la personne qui accepte les quarts de travail proposés. Tout quart de travail peut être échangé, mais une fois qu’une personne veut accepter un échange, le gestionnaire doit approuver son choix.
Autorisations et approbations exigées : ce paramètre exige que le gestionnaire accorde son autorisation à la fois pour l’échange du quart de travail et son approbation de la personne qui accepte le quart. Lorsqu’une personne souhaite offrir un échange, le gestionnaire sera notifié de cette décision. Une fois la permission accordée, l’équipe sera notifiée d’un quart de travail offert. Quand quelqu’un veut choisir le quart de travail offert, le gestionnaire sera informé de qui souhaite accepter l’échange. Une fois que le gestionnaire a approuvé l’acceptation du quart de travail par la personne, l’échange se fera et se reflètera sur le calendrier.
Aucun échange autorisé : si une équipe ou des équipes particulières ne devraient pas avoir l’option d’échanger leurs quarts de travail, les gestionnaires peuvent les désactiver équipe par équipe. En outre, ils ont la possibilité de ne pas autoriser l’échange d’un quart de travail spécifique (quels que soient les paramètres de l’équipe) en sélectionnant l’option « Aucun échange » pour ce quart de travail###