Contratos e Credenciais (Contracts and Credentials)

Melhores Práticas para Verificação de Contratos/Credenciais 

Os Contratos e Credenciais são benéficas para verificações de conflitos para que os membros não possam ser agendados quando um contrato ou uma credencial expire. Também servem para que não possa agendar o trabalhador num turno futuro se o contrato/credencial expire antes da data do turno. Esta ferramenta pode ser utilizada para verificar diferentes credenciais para diferentes grupos de trabalho. Por exemplo, se um grupo de trabalho precisar que os membros obtenham um contrato de trabalho antes de serem agendados, isso é possível com esta ferramenta.

Outro benefício é a verificação de certificações expiradas. Com a Contratos e Credenciais ativada, pode guardar os dados da data de validade com qualquer documentação correspondente para o tipo de credencial. Mesmo se não verifique as datas de validade nos contratos e credenciais, pode continuar a utilizar esta funcionalidade para assegurar que um funcionário é qualificado antes de o agendar para um turno.

  1. Como criar um Novo Tipo de Contrato/Credencial
    1. Em primeiro lugar, adicione o contrato ou a credencial ao site. Aceda a Definições>Definições de Lista>Tipos de Contrato/Credencial>Adicionar Tipo de Contrato/Credencial
    2. Ao adicionar, pode determinar se os campos como data de início, de fim, documento e nome são obrigatórios.
    3. Também pode ajustar as pessoas que podem criar/ver/editar/eliminar contratos/credenciais.  
  2. Adicionar Contrato/Credencial a Grupos de trabalho
    1. Assim que os tiver adicionado ao site, pode selecionar os tipos de contratos/credenciais necessários para um grupo de trabalho específico. Por exemplo, se os seus funcionários de um grupo de trabalho específico devem ter um contrato de trabalho antes de poderem ser agendados, deve indicá-lo nas definições do grupo de trabalho.
    2. Para atualizar, aceda a Grupos de trabalho>Todos os Grupos de trabalho>Selecione um Grupo de trabalho>Definições>Tipos de Contratos/Credenciais Necessários para Agendamento>Selecione Todos os Contratos Aplicáveis Necessários para Agendamento
  3. Adicionar um Contrato e uma Credencial aos seus perfis
    1. Em seguida, quererá adicionar os documentos adequados ao membro. Para isto, aceda a Pessoas>Todos os Membros>Selecione um Membro>Clique no separador Contratos/Credenciais
    2. Se um funcionário estiver isento de um certo contrato ou credencial, pode indicar isso nas caixas de verificação de isenções.
    3. Para adicionar um contrato ou uma credencial ao funcionário, clique em Adicionar Contratos/Credenciais 
  4. Agendar Membros Através de Contratos e Credenciais
    1. Quando vai atribuir um turno, irá aparecer uma caixa de verificação com as Preferências de Atribuição intitulada de “Ignorar Contratos/Credenciais”. A seleção desta caixa de verificação irá fazer com que o sistema ignore a verificação por conflitos de contratos e credenciais. Para além disso, se um membro não aparecer na lista de membros a destacar, pode selecionar a caixa de verificação “Mostrar Exclusões” e irá mostrar todos os membros aos quais falta um contrato ou uma credencial como motivo para não estarem a aparecer para o agendamento. 

Perguntas Frequentes

  1. O que é que acontece quando um contrato/credencial está quase a expirar?
    1. Atualmente não são enviadas notificações a avisar os administradores do site e/ou os gerentes sobre o fim da validade de um contrato/credencial.
  2. Quem é que pode configurar os tipos de contrato/credencial?
    1. Os administradores do site
  3. Quem é que pode adicionar um tipo de contrato/credencial a uma equipa ou a um trabalhador?
    1. Isto depende das permissões configuradas durante a criação do tipo de contrato/credencial. Quando são criados contratos ou credenciais, os administradores irão determinar quem pode criar, editar, ver e eliminar os contratos/credenciais e quem é que pode criar, editar, ver e eliminar documentos de contrato/credencial.
  4. Um contrato ou uma credencial muda de estado ativo para inativo quando expira?
    1. Não. Os contratos ou as credenciais irão manter-se com o estado ativo até que seja alterado manualmente. Isto é feito na conceção para que, quando um contrato ou uma credencial seja adicionada a um trabalhador, a pessoa que está a adicionar o contrato seja capaz de colocar o contrato/credencial como ativa até que esteja pronto a fazê-lo.
  5. Como é que a verificação por conflito é feita durante o agendamento?
    1. A verificação por conflito é baseada em permissões, definições de equipa e data de validade do contrato/credencial.
  6. O que é que acontece se um tipo de contrato/credencial for desativado?
    1. Assim que um administrador desativar um contrato ou uma credencial, o tipo de contratos/credencial deixará de estar disponível para ser adicionado a equipas como requisito de agendamento de trabalhadores de uma equipa. O tipo de contrato/credencial também deixará de estar disponível para ser adicionado ao perfil de um trabalhador.


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