Przydzielanie zmian (Assigning Shifts)

Funkcja Przydzielanie zmian jest wykorzystywana podczas przydzielania członków do zmian. Decyzja o sposobie przydzielania zmian zależy od potrzeb organizacji. Opcje obejmują (1) przydzielanie zbiorcze, (2) wybór pojedynczy, (3) przydzielanie automatyczne lub (4) wybór wielu. Menedżerowie  zespołu mają dostęp do tych narzędzi, a Koordynatorzy mogą również uzyskać dostęp na zasadzie zespołowej. Narzędzie przydzielające wybiera członków, którzy najlepiej pasują do pozycji na podstawie ustawień zmiany.

Jak przydzielić zmianę 

W widoku kalendarza kliknij dowolną zmianę, która ma zostać przydzielona. Po prawej stronie pojawi się okno. Kliknij „Przydziel”, aby przejść do strony podobnej do poniższego zrzutu ekranu. Stąd istnieje wiele opcji wyboru właściwego członka do zmiany. Aby dowiedzieć się więcej na temat każdej opcji, sprawdź numerem na ilustracji i odpowiednie objaśnienie poniżej.

  1. Przydzielanie zbiorcze – Funkcja przydzielania zbiorczego najlepiej sprawdza się podczas przydzielania członka do tej samej zmiany na dłuższy okres.
  2. Wybór pojedynczy – Użyteczny, gdy trzeba wybrać tylko jednego członka. Rozwiń menu Przydziel po lewej stronie (zrzut ekranu powyżej), wybierz preferowanego członka i kliknij „Tak, przydziel”.
  3. Przydzielanie automatyczne – Narzędzie automatycznego przydzielania najlepiej nadaje się do szybkiego przydzielania członków, gdy nie ma znaczenia, kto zostanie przydzielony do zmiany.
  4. Wybierz wiele – Funkcja wyboru wielu jest przeznaczona dla sytuacji, gdy trzeba przydzielić konkretnego członka do pracy na zmianie.

Preferencje dotyczące przydzielania

Przydzielając zmiany zobaczysz szereg preferencji przydzielania, które możesz zmieniać i które zmienią członków wyświetlanych jako dostępnych do przydzielenia. 

Zezwalaj na konflikty: Shiftboard domyślnie pokazuje członków, którzy są dostępni dla danej zmiany (zapobiega to podwójnemu przydzielaniu). Jednak, jako menedżer, możesz napotkać sytuację, gdy będziesz potrzebować podwójnego przydzielenia członka. Po zaznaczeniu opcji „Zezwalaj na konflikty” menedżer może zastąpić ustawienie domyślne i zezwolić wszystkim członkom zespołu na skorzystanie z przydziału.

Występuje jako dostępny: Podczas przydzielania pozycji lub innych zobowiązań, które mają miejsce w określonym przedziale czasu, wybranie opcji filtrowania dostępnych osób przez osoby, które są dostępne w tym okresie to gwarancja, że pokazane zostaną tylko te osoby, które spełniają te kryteria. Zauważ, że filtrowanie według dostępności oznacza, że ​​jeśli członek nie ma żadnych wpisów, nie pojawi się w automatycznie filtrowanych wynikach, ponieważ system Shiftboard nie założy, że jest on dostępny. 

Uwzględniaj staż pracy: Jeśli zaznaczona jest opcja „Uwzględniaj staż pracy”, członkowie do przydzielenia zmiany pojawią się zgodnie z „datą zatrudnienia”, określoną w karcie „Finanse”. 

Ogranicz udział członka do jednej zmiany na dzień: Wybranie tej opcji ograniczy dostęp do tylko tych członków, którzy jeszcze nie pracują na zmianie, która rozpoczyna się tego dnia. 

Zezwalaj na nadgodziny: Menedżer czasami może potrzebować pracownika w nadgodzinach. Po zaznaczeniu opcji „Zezwalaj na nadgodziny” menedżer może zastąpić domyślne ustawienie i zezwolić na wyświetlanie wszystkich członków zespołu, nawet w przypadku nadgodzin. 

Ignoruj czas wolny: Po zaznaczeniu opcji „Zezwalaj na zatwierdzony czas wolny” członkowie z zatwierdzonym czasem wolnym nie będą pokazywani przy przydzielaniu zmiany.
Korzystając z funkcji Dostępność, aby udostępniać dynamiczne listy dostępnych osób, menedżerowie powinni stale zachęcać swoich członków do utrzymywania aktualnych informacji o dostępności.

Pomiń członków bez stażu pracy: Klikając opcję „Pomiń członków bez stażu pracy” odfiltrujesz członków, którzy nie mają powiązanej z kontem daty początkowej. To ustawienie umożliwia menedżerom przydzielanie zmian pracownikom z dłuższym stażem pracy.

Pokazuj: Zmieniając opcje dostępne w rozwijanym menu Pokazuj, możesz włączyć koordynatorów i menedżerów do wybranych przydziałów.

Typ profilu:  To menu rozwijane pozwala odfiltrować przydzielane osoby na podstawie typu profilu. Po wybraniu Typu profilu można wybrać opcję Filtry rozszerzone, gdzie można przydzielać zmiany w oparciu o pola zaznaczone w profilu. Pamiętaj, że nie pojawią się otwarte pola tekstowe. W poniższym przykładzie pokazano, jak wygląda filtrowanie, gdy chcemy przydzielić członka o typie profilu personelu, który wskazuje umiejętność obsługi programu Word. 

Pomocne wskazówki 

Przydzielenie członka daje możliwość nadpisania konfliktów między zmianami a zasadami dotyczącymi nadgodzin, bez zmiany ustawień. Pole Preferencje przydzielania zapewnia możliwość odfiltrowania puli członków z listy rozwijanej.


How did we do?