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Notifications

Communiquer avec les travailleurs en envoyant des messages et des notifications automatisées est une partie importante de Shiftboard. De nombreux types de messages et de notifications sont envoyés, et il existe plusieurs manières de personnaliser les types et les fréquences des notifications reçus. Les administrateurs et les gestionnaires de site peuvent également personnaliser les messages utilisés par le site Shiftboard ou les équipes qu’ils gèrent.

Notifications des membres

Chaque membre peut choisir l’adresse de courriel à laquelle il souhaite recevoir des messages et indiquer s’il souhaite recevoir des messages ou pas. Pour configurer les préférences de notification, un travailleur doit cliquer sur son nom pour accéder à son compte, puis sur l’onglet Notifications. 

Par défaut, tous les nouveaux comptes sont configurés pour recevoir immédiatement tous les courriels et les notifications. Pour désactiver complètement les courriels, modifiez l’option de notification de « Envoyer un courriel » à « Aucun courriel. » Dans cet état, les seuls messages reçus par les membres seraient liés à l'accès à leur compte (comme le message Mot de passe oublié).

Obtenir des rappels : Shiftboard enverra automatiquement un message de rappel deux jours avant un quart de travail à venir qui comprend des détails sur le quart de travail et un lien à afficher sur le calendrier. Cette période n’est pas modifiable. Pour ne plus recevoir de messages de rappel, les membres peuvent décocher la case Obtenir des rappels.

Obtenir des confirmations : les confirmations sont des types de messages qui fournissent de nouvelles informations, par exemple lorsqu’un membre offre un échange, prend un échange proposé ou a été affecté à un quart de travail. Même avec cette option, les membres désactivés seront toujours alertés par courriel lorsque l’un de leurs quarts de travail est modifié, réattribué ou supprimé.

Les gestionnaires peuvent également utiliser ce paramètre pour contrôler de nombreux autres types de confirmation, tels que les alertes reçues lorsqu’un membre choisit ou rejette un quart de travail, qu’un échange est terminé, qu’une liste d’inscription est utilisée ou lorsque les travailleurs acceptent ou reconnaissent leurs quarts de travail. 

Modifier les préférences de diffusion des messages--si vous recevez chaque jour de nombreux messages du site Shiftboard, les membres peuvent modifier leur préférence de diffusion des messages de l’option « Envoyer immédiatement » à « Envoyer chaque jour » ou « Envoyer chaque semaine. » Les messages hebdomadaires sont envoyés le dimanche soir et contiendront tous les messages qui auraient été envoyés au cours de cette semaine. Si vous utilisez cette option, un membre peut également désactiver l’option « Obtenir des rappels », car la plupart des rappels seront obsolètes au moment de l'envoi du condensé hebdomadaire d’informations.

Veuillez noter : Ces paramètres sont le premier endroit pour vérifier si les membres ne reçoivent pas les messages comme prévu. Cependant, une organisation peut également avoir d’autres paramètres ou préférences mis en place qu’un gestionnaireouadministrateur de site contrôle. Si un membre est le seul à rencontrer des problèmes de messagerie et qu’il a vérifié tous ces paramètres, il faut essayer les étapes de notre article concernant les courriels manquants et différés.

Notifications texte/SMS

Certaines organisations envoient des renseignements supplémentaires aux membres par texte. Ces messages peuvent être envoyés directement aux membres, à une équipe, à un quart de travail ou à un autre groupe. Les notifications de texte de Shiftboard sont toujours envoyées par une personne réelle et non par un processus automatisé. Cela signifie qu’aucun des messages automatisés tels que les rappels de quart de travail, les notifications d’affectation ou les confirmations ne seront envoyés par SMS. 

  • Limites des messages texte : un message texte individuel est limité à 160 caractères. Si un message est trop long, il peut toujours être envoyé, mais le support et le périphérique de chaque destinataire peuvent traiter le message de différentes manières. Par exemple, les travailleurs peuvent recevoir l’intégralité du message, uniquement les 160 premiers caractères, plusieurs messages divisés en blocs de 160 caractères ou aucun message. 

    Pour envoyer des textes de base, Shiftboard doit savoir à quel opérateur de téléphonie mobile est associé chaque numéro de téléphone. Si l’opérateur est absent de la liste de sélection, il faut informer Shiftboard et nous pourrons peut-être ajouter un support pour l’opérateur. Shiftboard utilise la passerelle SMS de l’opérateur accessible au public pour envoyer ces messages, mais tous les opérateurs ne fournissent pas ces passerelles à leurs clients. Il est donc possible qu’il ne soit pas possible de recevoir des messages via l’outil SMS standard. Presque tous les opérateurs américains et de nombreux autres opérateurs nord-américains fournissent la passerelle nécessaire; cependant, très peu d’opérateurs dans le reste du monde fournissent ce service. 
     
  • Premium SMS : Shiftboard dispose d’un outil appelé Premium SMS qui permet aux gestionnaires d’envoyer des notifications de nouveaux quarts de travail ou de quarts de travail attribués par SMS.  Les travailleurs peuvent choisir ces quarts de travail ou accepter les attributions en répondant par un code court. Vous trouverez plus d’informations sur cet outil dans notre article sur la fonctionnalité de Premium SMS

Paramètres du gestionnaire d’équipe

Chaque Équipe a ses propres paramètres qui peuvent être établis par un gestionnaire ou un administrateur de site. Les messages envoyés au chef de l’équipe ou concernant un quart de travail spécifique sont adressés au Contact principal de l’équipe. Les administrateurs de site définissent les types de messages spécifiques reçus par les gestionnaires, mais ceux-ci peuvent personnaliser certains des messages reçus par leurs membres.

  • Personnalisation du message : le message de Rappel ou de confirmation, le message « Aucune sélection » et le message de bienvenue pour les membres nouvellement ajoutés peuvent tous être configurés au niveau de l’Équipe. Chacun de ces messages comporte une partie non modifiable contenant des informations sur les quarts de travail ou les équipes. Pour ajouter au message, allez dans Équipes > Nom de l’équipe à mettre à jour > onglet Paramètres pour cette équipe. Après avoir modifié l’un de ces champs de message, il faut cliquer sur le bouton Mettre à jour pour enregistrer les modifications. 

Paramètres de l’administrateur de site

Les administrateurs de site disposent d’options globales pour configurer les paramètres ayant un impact sur l’ensemble du site. Ils ont aussi accès aux paramètres de contrôle des notifications pour les équipes d’individus ou les travailleurs. 

Notifications de site

Toutes les notifications et autres messages peuvent être complètement désactivés pour l’ensemble du site Shiftboard si cela est préférable. Cela se fait généralement dans l’un des deux scénarios suivants : 1) lors de la création du site et de l’exploration des outils de création de quarts de travail, il est inutile d’envoyer des notifications aux membres concernant les quarts de travail de test en cours de création; ou 2) lors de la création de quarts de travail à l’avance pour des événements saisonniers et vous ne souhaitez pas envoyer accidentellement des messages aux membres avant qu’ils ne soient prêts.

Pour désactiver les notifications par courriel et par site, il faut accédez à la page Paramètres, ensuite à l’onglet Paramètres généraux, puis définir les options Activer le courriel du site et Activer la notification de site sur Non. 

Personnalisation du message

Comme pour les messages spécifiques à une équipe, de nombreux messages peuvent être personnalisés au niveau du site. Trouver ces paramètres en cliquant sur la page des Paramètres, puis sur Modèles. Si un message de rappel ou de confirmation personnalisé est ajouté au niveau du site et au niveau de l’équipe, les deux messages seront inclus dans les messages de rappel et de confirmation destinés à cette équipe.

Notifications du gestionnaire

Le site de Shiftboard peut automatiquement envoyer des notifications aux gestionnaires concernant les nouvelles affectations, les confirmations, et les ajouts aux listes d’inscriptions. Trouver ces paramètres en cliquant sur la page des Paramètres, ensuite sur les Paramètres de l’application, les horaires, puis rechercher le paramètre approprié au bas de la page.


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