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Contrats et titres de compétences

Meilleures pratiques pour le suivi des contrats ou des titres de compétences 

 

Les contrats et les titres de compétences sont utiles pour la vérification des conflits, de sorte que les membres ne peuvent pas être programmés lorsqu'un contrat ou un titre de compétences expire. Cela vous permet également de ne pas programmer le travailleur pour un quart de travail à venir si son contrat et titre de compétences sont définis pour expirer avant la date du quart de travail. Cet outil peut être utilisé pour suivre différents titres de compétences pour différentes équipes. Par exemple, si une équipe exige des membres qu’ils obtiennent un contrat d’employé avant d’être programmé, cela est possible avec cet outil.

 

Un autre avantage est le suivi des certifications qui expirent. Avec Contrats et titres de compétences activés, vous pouvez stocker les données de date d’expiration en plus de la documentation correspondante pour le type d’informations d’identification. Même si vous ne suivez pas les dates d’expiration avec vos contrats et vos titres de compétences, vous pouvez toujours utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer qu’un employé est qualifié avant de le programmer pour un quart de travail.

 

1. Comment créer un nouveau type de contrat et de titre de compétences

  • Tout d’abord, il faut ajouter le contrat ou le titre de compétences au site. Aller dans Paramètres>Liste de paramètres > Types de contrats et de titres de compétences > Ajouter les types de contrats ou de titres de compétences
    1. Lors de l’ajout, vous pouvez déterminer si des champs tels que la date de début, la fin, la date, le document et le nom sont requis.
    2. Vous pouvez également définir qui peut créer/afficher/modifier/supprimer des contrats ou des titres de compétences. 

 

2. Ajout de contrat et titres de compétences aux groupes de travail

 

Une fois ajouté au site, vous pouvez sélectionner les types de contrats ou de titres de compétences nécessaires pour un groupe de travail donné. Par exemple, si vos employés d’une équipe particulière doivent avoir un contrat d’employé en place avant d’être programmés, les paramètres de l’équipe sont ceux que vous indiquez.

  1. Pour mettre à jour, allez à Groupes de travail > Tous les groupes de travail > Sélectionnez un groupe de travail > Paramètres > Types de contrats ou de titres de compétences requis pour la programmation > Sélectionnez tous les contrats applicables nécessaires pour la programmation

3. Ajouter un contrat et les titres de compétences à vos profils

  • Ensuite, vous voudrez ajouter la documentation appropriée au membre. Pour ce faire, allez à Personnes > Tous les membres>Sélectionner un membre > Cliquez sur l’onglet Contrats ou titres de compétences.
    1. Si un employé est exempté de détenir un certain contrat ou titre de compétences, vous pouvez l’indiquer avec les cases à cocher des exemptions.
    2. Pour ajouter un contrat ou titre de compétences à l’employé, cliquez sur Ajouter des contrats ou titres de compétences

4. Programmation des membres à l’aide du contrat ou des titres de compétences

Lorsque vous allez attribuer un quart, de travail une case à cocher apparaîtra avec les titres des préférences d’attribution « Ignorer les contrats ou les titres de compétences ». Si vous cochez cette case, le système ignorera la vérification des conflits des contrats ou des titres de compétences. En outre, si un membre ne figure pas dans la liste des membres à affecter, vous pouvez sélectionner la case à cocher « Afficher les éléments exclus ». Elle vous indiquera tous les membres pour lesquels un contrat ou des titres de compétences sont manquants comme raison de leur non-programmation.

 Questions fréquemment posées

  1. Que se passe-t-il lorsqu’un contrat ou des titres de compétences sont sur point d’expirer?
    1. Actuellement, aucune notification n’est envoyée pour avertir les administrateurs du site et/ou les gestionnaires qu’un contrat ou un titre de compétences vont expirer.
  2. Qui peut configurer les types de contrat ou les titres de compétences?
    1. Administrateurs de sites
  3. Qui peut ajouter un type de contrat ou titre de compétences à une équipe ou à un travailleur?
    1. Cela dépend des autorisations définies lors de la création du type de contrat et de titre de compétences. Lors de la création des contrats ou des titres de compétences, les administrateurs déterminent qui peut créer, modifier, afficher et supprimer des contrats et des types de compétences et qui peut créer, modifier, afficher et supprimer des documents contractuels et de compétences.
  4. Un contrat ou un titre de compétence passe-t-il d’un statut actif à inactif à l’expiration?
    1. Non. Les contrats ou titres de compétences resteront dans un état actif jusqu’à ce qu’ils soient modifiés manuellement. C’est par conception que lorsqu’un contrat ou titre de compétences est ajouté à un travailleur, la personne qui l’ajoute ne peut pas activer le contrat ou le titre de compétences tant qu’elle n'est pas prête à le faire.
  5. Comment la vérification des conflits est-elle effectuée lors de la programmation?
    1. La vérification des conflits est basée sur les autorisations, les paramètres d’équipe et la date d’expiration du contrat ou des titres des compétences.
  6. Que se passe-t-il si un type de contrat ou titre de compétences est désactivé?
    1. Une fois qu’un administrateur désactive un contrat ou titre de compétences, le type de contrat ou titre de compétences ne sera plus disponible pour ajouter une équipe en tant que condition requise pour la programmation des employés d’une équipe. Le type de contrat ou titre de compétences ne sera plus disponible pour ajouter au profil d’un travailleur.


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