Tableau d'échange

Aperçu

L’outil Tableau d’échange de Shiftboard permet aux travailleurs d’afficher leurs quarts de travail pour les échanger, essentiellement pour les faire couvrir par quelqu’un d’autre sans l’implication d’aucun gestionnaire. Une fois cet outil activé sur le site, il peut être contrôlé au sein des paramètres de l'équipe. Remarque : Bien que le Tableau d’échange permette aux travailleurs d’offrir leurs quarts de travail à d’autres, celui-ci n’exécutera pas un échange. En d’autres termes, la personne qui prend la relève ne sera pas obligée d’abandonner un ou plusieurs de ses quarts de travail.

Le Tableau d’échange respecte toutes les règles définies par les administrateurs de site ou les gestionnaires dans Shiftboard. Les quarts de travail proposés pour échange ne seront visibles que par les membres de cette équipe. Le site n’autorise personne à faire une double réservation, à prendre un quart de travail auquel il n’est pas admissible (rôle), ou les mettre en heures supplémentaires.

Comment utiliser le Tableau d’échange

Le tableau d’échange dispose de différents paramètres parmi lesquels choisir :

  • Aucune restriction : les travailleurs peuvent offrir leurs quarts de travail et les autres travailleurs de la même équipe (et le même rôle, le cas échéant) peuvent utiliser les quarts de travail. Le gestionnaire n’a aucun rôle à jouer dans ce contexte.
  • Autorisation requise : ce paramètre offre aux gestionnaires la possibilité d’approuver les quarts de travail qui doivent être échangés. Cela suppose qu’un gestionnaire donne la permission au travailleur négociant le quart de travail de le publier sur le tableau d’échange. Le gestionnaire sera informé qu’un travailleur souhaite offrir son quart de travail. Une fois que celui-ci est offert, tout membre de l’équipe (qui n’a pas de conflit et ne fera pas d’heures supplémentaires) peut l’accepter.
  • Approbation exigée : donne au gestionnaire son mot à dire sur les changements de quarts de travail proposés. Dans ce scénario, n’importe quel quart de travail peut être échangé, mais une fois qu’une personne souhaite accepter un échange, le gestionnaire en est informé et approuve (ou non) le travailleur qui souhaite obtenir le quart de travail.
  • Autorisations et approbations exigées : ce paramètre exige que le gestionnaire accorde son autorisation à la fois pour l’échange du quart de travail et son approbation de la personne qui accepte le quart de travail. Lorsqu’un travailleur souhaite offrir un échange, le gestionnaire sera informé qu’une personne souhaite échanger un quart de travail. Une fois la permission accordée, l’équipe sera avisée qu’il y a un quart de travail offert. Quand une personne veut prendre le quart de travail, le gestionnaire sera informé de qui souhaite accepter l’échange. Une fois que le gestionnaire a approuvé la prise du quart par le travailleur, l’échange sera effectué et sera reflété sur le calendrier.
  • Aucun échange autorisé : si une équipe ou des équipes particulières ne devraient pas avoir l’option d’échanger leurs quarts de travail, les gestionnaires peuvent les désactiver équipe par équipe. En outre, ils ont la possibilité de ne pas autoriser l’échange d’un quart de travail spécifique (quels que soient les paramètres de l’équipe) en sélectionnant l’option « Aucun échange » pour ce quart de travail. 

Si un quart peut être échangé, les travailleurs verront un lien Échange rouge s’afficher. Étant donné que seule la personne confirmée dans un quart de travail peut initier un échange, cette dernière uniquement verra le lien Échange rouge.

Membres de messagerie

Les gestionnaires et les administrateurs de site peuvent voir tous les échanges actuels et passés en allant dans Nouvelles/Échange > Tableau d’échange. En fonction de la configuration du Tableau d’échange, les gestionnaires peuvent visualiser les options permettant d’approuver ou de refuser un échange. À partir de cette page, les gestionnaires et les administrateurs de site peuvent directement envoyer un message à la personne qui a offert le quart de travail en échange ou envoyer un message à la personne acceptant l’échange. 

Configuration

Le tableau d’échange est contrôlé au niveau de l’équipe. Chaque équipe peut être configurée différemment en fonction de la structure et des besoins de chaque équipe.

Renseignements supplémentaires

Pour activer le tableau d’échange sur votre site, il faut contacter notre équipe de réussite au support@shiftboard.com.


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