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Attribuer des quarts de travail

La fonctionnalité Attribuer des quarts de travail est utilisée pour affecter des travailleurs à des quarts de travail. La décision d’affecter un travailleur change selon les besoins d’une organisation. Les options comprennent (1) affectation en bloc, (2) sélection unique, (3) auto-affectation et (4) plusieurs choix. Les gestionnaires d’équipe peuvent accéder à ces outils et les coordonnateurs peuvent aussi recevoir l’accès selon une base d’équipe par équipe. L’outil d’attribution sélectionne le(les) travailleur(s) le(s) plus adéquat(s) pour le poste selon les paramètres du quart e travail.

Comment attribuer un quart de travail 

Depuis l’écran du calendrier, cliquer sur tout quart de travail qui doit être attribué. Une fenêtre apparaîtra sur le côté droit de la fenêtre. Cliquer sur « Attribuer un quart de travail » pour arriver à une page qui ressemble à la capture d’écran ci-dessous. De là, il y a plusieurs options sur la manière de choisir le bon travailleur pour le quart de travailleur. Pour en savoir plus sur chaque option, il faut suivre le numéro qui se trouve dans l’image jusqu’à l’explication correspondante ci-dessous.

  1. Attribution en bloc/masse : la fonction d’attribution en bloc est idéale pour affecter un travailleur au même quart de travail pour une longue période de temps.
  2. Sélection unique : utile pour choisir un seul travailleur. Développer le menu déroulant d’attribution sur la gauche (voir la capture d’écran ci-dessus), choisir le travailleur désiré et cliquer sur « Oui, affecter ».
  3. Auto-affectation : l’outil d’auto-affectation est le mieux adapté pour affecter rapidement les travailleurs s’il importe peu qui est affecté au quart de travail.
  4. Plusieurs choix : la fonction plusieurs choix est conçue pour les cas où on doit affecter un travailleur en particulier à un quart de travail.

Préférences d’attribution du quart de travail

En attribuant des quarts de travail, vous voyez plusieurs préférences d’attribution du quart de travail que vous pouvez explorer et qui changent les travailleurs qui s’affichent comme étant disponibles à être affectés. 

Autoriser des conflits : Shiftboard affiche implicitement les membres disponibles pour un quart de travail (ceci prévient les doubles réservations). Toutefois, il y a parfois des cas ou un gestionnaire doit doublement affecter un travailleur. En cochant « Autoriser des conflits », un gestionnaire peut outrepasser le paramètre par défaut et permettre à tous les membres de l’équipe de se présenter pour l’affectation.

Identifié comme étant disponible : Lors de l’attribution de postes ou d’autres obligations qui surviennent pendant une période donnée, la sélection de l’option de filtrage des personnes disponibles en fonction de celles ayant la disponibilité au cours de cette période fournira uniquement les personnes répondant à ce critère. Notez que le filtrage par disponibilité signifie que si un travailleur n’a pas d’entrées, il ne s’affichera pas dans les résultats filtrés automatiquement, car Shiftboard ne pourra pas supposer qu’elles sont disponibles. 

Honorer l’ancienneté : Si vous avez coché la case « Honorer l’ancienneté », les travailleurs se présenteront pour l’attribution du quart de travail en fonction de leur « date d’embauche » dans l’onglet Rapport financier. 

Limiter les travailleurs à un seul quart de travail par jour : La sélection de cette option limite les choix disponibles à seulement ces travailleurs qui ne font pas déjà leurs quarts de travail débutant cette journée-là. 

Autoriser les heures supplémentaires : En tant que gestionnaire, dans certains cas, il se peut que vous deviez autoriser un employé à faire des heures supplémentaires. En cochant « Autoriser des heures supplémentaires », un gestionnaire peut outrepasser le paramètre par défaut et permettre à tous les membres de l’équipe de se présenter pour l’attribution du quart même s’ils dépassent les heures supplémentaires qui leurs sont imparties. 

Ignorer les congés : Lorsque l’option « Autoriser les congés approuvés » est cochée, les membres dont les congés sont approuvés ne se présenteront pas pour l’attribution de quart de travail.
Lorsque vous utilisez l’onglet Disponibilité pour fournir des listes dynamiques des personnes disponibles, les gestionnaires doivent encourager leurs travailleurs à maintenir régulièrement leur disponibilité.

Ignorer les travailleurs sans ancienneté : En cliquant sur « Ignorer les travailleurs sans ancienneté », vous filtrez les travailleurs qui n’ont pas de date d’embauche reliée à leur compte. Ce paramètre permet aux gestionnaires d’attribuer des quarts de travail aux travailleurs plus anciens.

Afficher : En basculant les options déroulantes de Montrer, vous pouvez inclure aussi les coordonnateurs et les gestionnaires dans vos sélections d’attributions.

Type de profil : Cette liste déroulante vous permet de filtrer les travailleurs selon leur type de profil. Une fois le type de profil sélectionné, vous pouvez sélectionner les filtres étendus pour pouvoir affecter selon un champ du profil. Veuillez noter que les champs de texte ouverts n’apparaîtront pas pour votre sélection On voit dans l’exemple ci-dessous l’apparence de la sélection de filtrage si on veut affecter un travailleur avec un type de profil de travailleur indiquant qu’il a la compétence en Excel sélectionnée sur son profil. 

Astuces 

L’affectation d’un travailleur offre l’option d’outrepasser les conflits de quarts de travail et les règles d’heures supplémentaires des sites sans modifier les paramètres. La case de préférences d’attribution du quart de travail donne au travailleur la capacité de filtrer le bassin de membres qu’il sélectionne dans la liste déroulante.


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