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Absent(e)

Absent(e) 

L’option Absences permet aux gestionnaires de suivre quand les membres ne se présentent pas. Pour activer l’outil Absences, cliquez sur l’engrenage des paramètres > Paramètres de l’application > Calendrier > Outils d’absence. Dans le menu déroulant, vous pouvez simplement activer l’outil d’absences ou vous pouvez l’activer avec les codes de motifs.

Les codes de raisons peuvent être selon les besoins de votre organisme mais les motifs d’absence habituels sont l’urgence, la maladie ou sans motif. Si vous activez « Absences » avec les codes de motifs, vous pouvez gérer les absences en cliquant sur le texte des motifs d’absence près du menu déroulant des paramètres.

Une fois ce paramètre activé, cliquez mise à jour en haut de la page des paramètres.

Noter les absences

Une fois cet outil activé, vous pouvez noter quand des membres ne se présentent pas à un quart attribué. Il y a deux manières principales de procéder.  La première est pour quand vous devez noter une absence le jour d’un quart de travail planifié. Cliquer sur le bouton Qui est de service > Personne(s) programmée(s). Sur l’écran contextuel, vous pouvez cliquer sur le bouton Noter l’absence. 

Un écran contextuel additionnel apparaît maintenant et, si vous avez les codes de motifs activés, vous pourrez sélectionner un motif puis noter l’absence. Si vous n’utilisez pas les codes de motifs, notez simplement l’absence.

La seconde est de noter l’absence dans le calendrier. Pour ce faire, aller dans Calendrier > Horaires. Cliquer sur le quart de travail pour lequel vous devez noter l’absence. Dans la case qui apparaît, cliquer sur le texte noter l’absence. Cette option n’apparaîtra pas pour les quarts de travail à venir mais elle apparaîtra pour les quarts de travail passés ou du même jour. 

Une fois que vous aurez cliquez sur le texte, une case apparaîtra. Si vous avez activé les codes de motifs, vous pourrez sélectionner la raison d’une absence puis noter l’absence. Si vous n’avez pas activé les codes de motifs, notez simplement l’absence. 

Rapport d’absences

Vous pouvez générer un rapport d’absences ainsi que les motifs correspondants si les motifs d’absence sont activés. Pour accéder à ce rapport, il faut cliquer sur l’icône Rapport > Quarts de travail > Horaires de quarts de travail. Sur cet écran, saisir la plage de dates pour laquelle vous voulez que le rapport vous fournisse des renseignements. Cliquer ensuite sur le menu déroulant et sélectionner présences. Une case supplémentaire apparaîtra avec un menu déroulant de présences. Dans le menu déroulant, sélectionnez Absences. Si les motifs d'absence ont été ajoutés, vous pourrez filtrer votre rapport par motif. Ensuite, cliquez sur Produire le rapport. Les renseignements qui apparaissent ne sont qu’un aperçu des données du rapport. Pour tous les détails, cliquez sur le bouton de téléchargement afin d’exporter un exemplaire du rapport.


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