Cartes de pointage

Une carte de pointage est un enregistrement des heures qu’un travailleur a faites et elle peut être utilisée à des fins de rédaction de rapports ou de retenue sur la paie. Si vous utilisez la fonctionnalité d’horodateur, les cartes de pointage sont automatiquement créées lorsqu'un travailleur a pointé l’heure d’entrée et de sortie de son quart de travail. Si l’horodateur est désactivé ou si un travailleur a peut-être oublié de pointer l’heure d’entrée, une carte de pointage peut être entrée en accédant à Personnes > Carte de pointage.

Ajout d’une carte de pointage

Pour créer une carte de pointage, il faut cliquer sur la section Carte de pointage, un écran s’affichera montrant les cartes de pointage d’une plage de dates spécifiée. Cliquer sur le bouton « Ajouter une carte de pointage », indiquer le travailleur pour lequel créer une carte de pointage et, en fonction des paramètres de configuration, à quel quart de travail ou équipe la carte de pointage s’applique S’il n’y a pas de quart de travail à associer à la carte de pointage, sélectionner simplement l’option permettant d’entrer une carte de pointage sans quart de travail. 

Une fois les sélections effectuées, l’écran final permet d’ajuster les détails de la carte de pointage en fonction des besoins.

Des instructions plus détaillées se trouvent à droite de l’écran.

Cartes de pointage associées/Pointages avec des quarts de travail 


Lorsque les membres synchronisent ou soumettent une carte de pointage, ils peuvent être invités à associer leur travail à un quart de travail spécifique.

Gérer cela en accédant à Paramètres > Paramètres d’application > Chronomètre, puis en sélectionnant le premier paramètre intitulé « Associer des cartes de pointage/Pointage avec des quarts de travail. « Jamais » signifie que le travailleur n’est pas interrogé sur un quart de travail spécifique. Une carte de pointage générale sera créée pour ces derniers sans aucun détail d’aucune équipe assignée. « Toujours » signifie que le travailleur doit sélectionner un quart de travail spécifique pour lequel il a été programmé. Toutes les données de ce quart de travail seront automatiquement associées à leur carte de pointage « Parfois » signifie que les travailleurs ont la possibilité d’associer leur carte de pointage à un quart de travail spécifique ou de créer une carte de pointage sans aucune information sur le quart de travail associé.

Approbation et traitement d'une carte de pointage

Après soumission d’une carte de pointage, l’étape suivante consiste à examiner, approuver et traiter la carte de pointage. Pour ce faire, sélectionner le lien sous la colonne de la date pour afficher l’écran de détail de la carte de pointage. Une fois sur cet écran, ajoutez des modifications ou des notes si nécessaire avant d'approuver et de traiter la carte de pointage. Si les informations semblent correctes et qu’aucune autre modification n’est requise, sélectionner la case à cocher appropriée pour changer le statut de la carte de pointage. L’approbation d’une carte de pointage empêchera la modification de celle-ci. Il est conseillé de ne pas approuver une carte de pointage avant d’avoir vérifié que tous les détails de la carte de pointage sont corrects.  Le traitement d’une carte de pointage n’apportera aucun changement fonctionnel à la carte de pointage. Celui-ci la supprimera simplement du rapport de carte de pointage par défaut. Vous pouvez toujours ajouter un filtre au rapport pour afficher ultérieurement les cartes de pointage traitées. 

Approbation/Traitement en bloc

L’approbation et le traitement d’une carte de pointage peuvent également être effectuées en bloc à partir de la page de liste des cartes de pointage. Pour approuver/traiter en bloc, il faut sélectionner plusieurs cartes de pointage en utilisant la première colonne, puis cliquer sur le bouton « Approuver » ou « Traiter » situé au-dessus de la liste des cartes de pointage.

Rapports

Le rapport de la carte de pointage peut être utilisé pour gérer la paie de vos employés en externe. En sélectionnant l’option Télécharger le rapport, vous obtiendrez plus de détails dans un format de feuille de calcul Excel pour chaque carte de pointage, y compris les taux et les notes.


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