Visualiser le calendrier

Aperçu

Le calendrier de Shiftboard est accessible en sélectionnant le menu Calendrier en haut de l’écran depuis n’importe quelle page. Les quarts de travail sont affichés en rouge ou en vert dans le calendrier. Les quarts verts qui comportent le nom d’un membre sont des quarts programmés pour un membre. Les quarts rouges indiquent qu’ils sont toujours disponibles. Les travailleurs peuventprendre ces quarts de travail ou exprimer un intérêt pour ceux-ci.

Les travailleurs verront seulement des quarts de travail qui sont réservés auxéquipes auxquelles ils appartiennent dans l’affichage du quart de travail Plusieurs organisations utilisent le calendrier hebdomadaire (affiché ici) par défaut, mais le calendrier peut s’afficher d’autres manières. Par exemple, les travailleurs peuvent appliquer des filtres pour visualiser seulement les quarts de travail auxquels ils sont intéressés ou passer à d’autres types de calendriers pour mieux répondre à leurs besoins. 

Filtres du calendrier

Les travailleurs ne pourront visualiser que les quarts de travail pour lesquels ils sont qualifiés. Mais si un travailleur est affecté à plusieurs équipes ou s’il peut choisir parmi plusieurs quarts de travail, le calendrier pourrait afficher plus de renseignements que ce dont ils ont besoin. 

Activation des filtres

Shiftboard est conçu pour afficher tous les renseignements auxquels un membre a accès et fournit ensuite des filtres pour les laisser choisir ce qu’ils veulent voir. Il est possible de choisir quels filtres activer. Dans cet exemple, le filtre Rôles a été activé depuis le menu des filtres.


Utilisation des filtres

Choisir les options à filtrer et cliquer sur le bouton « Appliquer » à droite. L’écran sera mis à jour lentement pour afficher seulement les quarts qui répondent aux critères sélectionnés.

Le bouton « Personnes » rend possible le filtrage pour un travailleur spécifique (si la permission est accordée pour examiner le calendrier d’autres personnes) ou pour un groupe précis d’équipes.

Le filtre Couverture affiche seulement les quarts qui sont couverts ou ceux qui sont toujours disponibles.

Enregistrement des filtres

Si vous utilisez toujours les mêmes filtres, utilisez le bouton « Sauvegarder la présentation » pour enregistrer tous vos filtres. La prochaine fois que vous vous connecterez, Shiftboard se souviendra des filtres sauvegardés et les activera.

Retrait des filtres

Décocher la case voisine des filtres activés pour les retirer un par un ou cliquer sur le bouton « Retirer le filtre » pour effacer tous les filtres.

Vues du calendrier

Il est possible d’examiner le calendrier par mois, par semaine ou par heure (voir ci-dessus) et la semaine par le personnel, par jour, horairement par jour ou en format liste. Divers affichages montrent divers renseignements à l’écran.

  • L’affichage du mois montre seulement les renseignements vus de haut mais cliquez sur un quart affiche des renseignements supplémentaires dans la fenêtre des détails sur le côté droit de l’écran.
  • Les affichages hebdomadaire peuvent être personnalisés pour une organisation et peuvent afficher des renseignements supplémentaires non inclus dans le calendrier ci-dessus.
  • L’affichage horaire montre les quarts de travail organisés depuis le début le plus tôt jusqu’à l’arrêt le plus tardif et l’affichage hebdomadaire du personnel montre les quarts de travail organisés par personne, par équipe, par rôle, par client ou par tout autre détail que l’organisation croit être le plus approprié.
  • L’affichage quotidien contient plus de renseignements que l’affichage hebdomadaire, mais n’affiche qu’un jour à la fois.
  • L’affichage horaire est utile pour voir les quarts affichés en barres pour faciliter la visualisation par jour. L’affichage par liste est utile pourprendreplusieurs quarts de travail à la fois et il est très utile conjointement avec d’autre filtres. 

Normal ou écran large

À la droite du bouton « Sauvegarder la présentation », il y a une icône pour basculer de la version normal à la version large de l’affichage écran. II y a une section à droite du calendrier dans l’affichage normal qui affiche les détails sur le quart sélectionné. L’affichage à écran large ne montre pas la section des détails pour aménager un espace supplémentaire pour le calendrier. 

Autres calendriers

Le bouton en haut à droite de la page du calendrier permet le basculement vers les autres calendriers. Ces calendriers ne sont pas tous disponibles dans chaque site Shiftboard; certaines de ces options pourraient ne pas être disponibles.

Vue du quart de travail

C'est l’affichage normal qu’on voit ci-dessus. Les membres doivent être dans cet affichage pour prendre des quarts et vois le plus de renseignements sur les quarts.

Vue Partagée

Ceci permet aux membres de voir qui d’autre est au travail. La vue partagée est activée équipe par équipe pour qu’un travailleur puisse voir les personnes qui travaillent pour certaines équipes mais pas pour d’autres. 

Affichage des Congés

Cette option est disponible seulement aux organisations qui ont l’outilCongésactivé. Ceci permet aux membres de visualiser leurs demandes de congés comme soit en attente (en rouge) ou approuvées (en vert). Certaines organisations permettent aussi à leurs travailleurs de visualiser les demandes de congés d’autres travailleurs.

Fête

Cette option est disponible seulement aux organisations qui suivent les anniversaires de naissance. Le calendrier affiche seulement les anniversaires de naissance dans cet affichage, pas l’année de la naissance ni l’âge de la personne. 

Inscriptions

Cet affichage est utile pour trouver rapidement les quarts de travail pourinscription. Comme dans l’affichage normal, les quarts de travail affichés en rouge sont disponibles pour que les travailleurs s’y inscrivent et les quarts de travail en vert sont ceux où un travailleur est déjà au travail. Les quarts de travail en gris foncé sont pour les travailleurs qui s’y sont inscrits mais n’ont pas encore été choisis. 

Affichage du personnel--écran large

L’affichage du personnel en écran large permet auxgestionnairesde voir à la droite de l’écran pour quels jours et quelles heures les travailleurs sont programmés pour la semaine ainsi que le cumulatif des heures qui leur ont été attribuées. Shiftboard vous facilite la tâche pour voir qui approche des heures supplémentaires et qui a des heures disponibles. Les gestionnaires peuvent voir au bas de l’écran le total des heures programmées et combien d’heures il reste à attribuer sur le calendrier.

Dans le calendrier > cliquer sur Semaine > choisir Affichage du personnel > cliquer sur Affichage à écran large. 

Problèmes à visualiser les quarts de travail

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un travailleur pourrait ne pas visualiser aucun quart de travail dans le calendrier. Voici les raisons les plus courantes :

  • Vérifier les filtres : un filtre pourrait être désactivé, ce qui empêcherait de visualiser les quarts de travail disponibles. Cliquer sur « Retirer filtres » pour retirer tous les filtres.
  • Vérifier l’affichage : un travailleur pourrait regarder un affichage sans qu’aucun quart de travail ne soit visible. Assurez-vous d’utiliser Affichage des quarts de travail pour rechercher des quarts de travail. 
  • Aucun quart de travail visible : certaines organisations affichent des nombres limités de quarts de travail qui peuvent déjà avoir été pris par d’autres travailleurs. Vérifier avec votre gestionnaire pour voir si vous venez de manquer une possibilité de prendre des quarts de travail. 
  • Abonnements à des équipes : Assurez-vous que le nom du travailleur est sur au moins uneéquipe. Chaque quart de travail appartient à une équipe et les personnes doivent être membres de cette équipe pour visualiser leurs quarts de travail. Les membres pourraientrejoindre d’autres équipespour trouver plus de possibilités.

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