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Notificaciones

La comunicación con los miembros mediante el envío de mensajes y notificaciones automáticas es una parte importante de Shiftboard. Se pueden enviar muchos tipos de mensajes y notificaciones, y hay varias formas de personalizar los tipos de notificaciones recibidas y la frecuencia. Los gerentes y administradores del sitio también pueden personalizar qué mensajes utilizará el sitio de Shiftboard o los equipos que dirigen.

Notificaciones a miembros

Cada miembro puede elegir la dirección de correo electrónico en la que recibir mensajes y si desea recibir mensajes. Para configurar las preferencias de notificación, el miembro debe hacer clic en su nombre para ir a su cuenta y luego en la pestaña Notificaciones. 

De forma predeterminada, todas las cuentas nuevas están configuradas para recibir todos los mensajes de correo electrónico y notificaciones de inmediato. Para deshabilitar completamente los correos electrónicos, cambie la opción de notificación de "Enviar correo electrónico" a "No enviar correo electrónico". En ese caso, los únicos mensajes que recibirán los miembros estarán relacionados con el acceso a su cuenta (como el mensaje Olvido de contraseña).

Recordatorios: Shiftboard enviará automáticamente un mensaje dos días antes de un próximo turno, que incluirá detalles sobre el turno y un enlace para verlo en el calendario. Este plazo no se puede editar. Para dejar de recibir recordatorios por mensaje, los miembros pueden desmarcar la casilla Recibir recordatorios.

Recibir confirmaciones: las confirmaciones son tipos de mensajes que proporcionan nueva información, como cuando un miembro ofrece un intercambio, acepta un intercambio ofrecido por otro miembro o se le asigna un turno. Incluso con esta opción, los miembros no habilitados recibirán una alerta por correo electrónico cuando uno de sus turnos se cambie, reasigne o elimine.

Los gerentes pueden usar esta configuración para controlar muchos otros tipos de confirmaciones, como alertas cuando un miembro toma o deja un turno, se realiza un intercambio, se usa una lista de registro o cuando los miembros aceptan o confirman sus turnos. 

Cambiar las preferencias de envío de mensajes: si recibe muchos mensajes todos los días del sitio de Shiftboard, es posible que los miembros deseen cambiar su preferencia de envío de mensajes de "Enviar inmediatamente" a "Enviar todos los días" o "Enviar semanalmente". Los mensajes semanales se envían el domingo por la noche e incluirán todos los mensajes que se habrían enviado durante esa semana. Si utiliza esta opción, es posible que el miembro también desee deshabilitar la opción "Recibir recordatorios", ya que muchos de los recordatorios estarán desactualizados al momento del envío del resumen semanal.

Tenga en cuenta lo siguiente: Estos ajustes son el primer lugar donde verificar si los miembros no están recibiendo los mensajes de la forma prevista. Sin embargo, la organización puede implementar otros ajustes o preferencias, así como controles por parte de los gerentes o administradores del sitio. Si solo un miembro tiene problemas con el correo electrónico y ha verificado todos estos ajustes, pruebe los pasos que se indican en nuestro artículo sobre correos electrónicos faltantes y retrasados.

Notificaciones por mensaje de texto/SMS

Algunas organizaciones envían información adicional por mensaje de texto a los miembros. Estos mensajes se pueden enviar a miembros directamente, a un equipo, turno u otro tipo de grupo. Las notificaciones por mensaje de texto de Shiftboard siempre son enviadas por una persona real, no mediante un proceso automatizado. Esto significa que ninguno de los mensajes automáticos, como recordatorios de turnos, notificaciones de asignaciones o confirmaciones, se enviarán por mensaje de texto. 

  • Límites de los mensajes de texto: Cada mensaje de texto tiene un límite de 160 caracteres. Si un mensaje es demasiado largo, aún podrá enviarse, pero es posible que el operador y el dispositivo de cada destinatario traten el mensaje de diferentes maneras. Por ejemplo, los miembros pueden recibir el mensaje completo, solo los primeros 160 caracteres, varios mensajes divididos en fragmentos de 160 caracteres o ningún mensaje. 

    Para enviar textos básicos, Shiftboard necesita saber a qué compañía celular está asociado cada número de teléfono. Si una compañía no se encuentra en la lista de selección, avísele a Shiftboard, y podremos agregar soporte para esa compañía. Shiftboard utiliza la puerta de enlace de SMS de acceso público de la compañía para enviar estos mensajes, pero no todas las compañías brindan estas puertas de enlace a sus clientes, de modo que puede no ser posible recibir mensajes a través de la herramienta de SMS estándar. Casi todos los operadores de EE. UU. y muchos otros operadores de Norteamérica proporcionan la puerta de enlace necesaria; sin embargo, muy pocos operadores del resto del mundo ofrecen este servicio. 
     
  • Premium SMS: Shiftboard tiene una herramienta llamada Premium SMS que permite a los gerentes enviar notificaciones de turnos nuevos o asignados por mensaje de texto.  Los miembros pueden tomar esos turnos o aceptar las asignaciones respondiendo con un código corto. Encuentre más información sobre esta herramienta en nuestro artículo sobre la función Premium SMS

Ajustes del gerente del equipo

Cada equipo tiene sus propios ajustes que puede establecer el gerente o administrador del sitio. Los mensajes enviados al gerente del equipo o relacionados con un turno específico se dirigen al Contacto principal del equipo. Los administradores del sitio establecen los tipos específicos de mensajes que reciben los gerentes; sin embargo, los gerentes pueden personalizar algunos de los mensajes que recibirán los miembros.

  • Personalización de mensajes: Los mensajes como Recordatorio/Confirmación, No permitir aceptación y el Mensaje de bienvenida para nuevos miembros del equipo se pueden configurar a nivel de Equipo. Cada uno de estos mensajes tiene una parte no editable que contiene los detalles del turno o del equipo. Para agregar información al mensaje, diríjase a Equipos > Nombre del equipo > pestaña Ajustes de ese equipo. Después de editar cualquiera de los campos de mensaje, haga clic en el botón Actualizar para guardar los cambios. 

Ajustes del administrador del sitio

Los administradores del sitio tienen opciones generales para configurar los ajustes que repercuten en todo el sitio, así como acceso a los ajustes para controlar las notificaciones para miembros o equipos individuales. 

Notificaciones del sitio

Las notificaciones y otros mensajes se pueden desactivar por completo para todo el sitio de Shiftboard si se prefiere. Esto suele hacerse en uno de los dos casos: 1) al configurar el sitio y explorar las herramientas de creación de turnos, puesto que no tiene sentido enviar notificaciones a los miembros sobre la creación de turnos de prueba; o bien 2) si crea turnos por adelantado para eventos temporales y no desea enviar mensajes a los miembros por accidente antes de que estén listos.

Para deshabilitar el correo electrónico y las notificaciones del sitio, diríjase a la pestaña Ajustes, luego a la pestaña Ajustes generales, luego cambie las opciones Habilitar correo electrónico del sitio y Habilitar notificación del sitio a No. 

Personalización de mensajes

De forma similar a los mensajes para equipos específicos, muchos mensajes se pueden personalizar a nivel de sitio. Encuentre estos ajustes haciendo clic en el engranaje de Ajustes y luego en Plantillas. Si se agrega un mensaje de confirmación o recordatorio personalizado al nivel del sitio y al nivel de equipo, ambos mensajes se incluirán en los mensajes de confirmación y recordatorio para ese equipo.

Notificaciones del gerente

El sitio de Shiftboard puede enviar automáticamente notificaciones a los gerentes sobre nuevas asignaciones, confirmacionesy adiciones a las listas de registro. Encuentre estos ajustes haciendo clic en el icono de Ajustes, luego en los Ajustes de la aplicación, luego en Horarios, y luego busque el ajuste adecuado casi al final de la página.


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