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Contratos y credenciales

Prácticas recomendadas para el seguimiento de contratos y credenciales 

 

Los contratos y las credenciales son convenientes para la verificación de conflictos, a fin de excluir a los miembros de horarios cuando expira un contrato o una credencial. También es útil para que el empleado no pueda acceder a turnos en el futuro si su contrato o credencial están configurados para expirar antes de la fecha del turno. Esta herramienta se puede utilizar para rastrear diferentes credenciales para diferentes grupos de trabajo. Por ejemplo, si un grupo de trabajo requiere que los miembros obtengan un contrato de empleado antes de acceder a los turnos, esta herramienta permite hacerlo.

 

Otro beneficio es el seguimiento de las certificaciones que expiran. Si habilita Contratos y credenciales, puede almacenar los datos de la fecha de expiración además de toda la documentación correspondiente para el tipo de credencial. Incluso si no rastrea las fechas de expiración con sus contratos y credenciales, puede utilizar esta funcionalidad para garantizar que un empleado esté calificado antes de programar un turno para él.

 

1. Cómo crear un nuevo tipo de contrato o credencial

  • Primero, agregue el contrato o la credencial al sitio. Diríjase a Ajustes > Ajustes de la lista > Tipos de contratos o credenciales > Agregar tipo de contrato o credencial
    1. Al agregar contratos o credenciales, puede determinar si se requerirán campos como la fecha de inicio, finalización, fecha, documento y nombre.
    2. También puede configurar quién puede crear, ver, editar o eliminar contratos o credenciales. 

 

2. Agregar contrato o credencial a grupos de trabajo

 

Una vez agregado al sitio, puede seleccionar qué tipos de contratos o credenciales son necesarios para un determinado grupo de trabajo. Por ejemplo, si se requiere que los empleados de un grupo de trabajo en particular tengan un contrato vigente antes de organizar los turnos, esto se indicaría en los ajustes del grupo de trabajo.

  1. Para actualizar la configuración, diríjase a Grupos de trabajo > Todos los grupos de trabajo > Seleccione un grupo de trabajo > Ajustes > Tipos de contratos o credenciales requeridos para la organización de horarios > Seleccione todos los contratos pertinentes necesarios para la organización de turnos

3. Agregar un contrato y una credencial a sus perfiles

  • A continuación, se recomienda que agregue la documentación correspondiente al miembro. Para ello, diríjase a Personas > Todos los miembros > Seleccione un miembro > Haga clic en la pestaña Contratos o credenciales
    1. Si un empleado está exento de contar con un determinado contrato o credencial, puede indicarlo con las casillas de verificación de exenciones.
    2. Para agregar un contrato o credencial al empleado, haga clic en Agregar contratos o credenciales

4. Organización de horarios de miembros mediante contratos y credenciales

Cuando vaya a asignar un turno, aparecerá una casilla de verificación con los títulos de Preferencias de asignación "Ignorar contratos o credenciales". Al seleccionar esta casilla de verificación, el sistema ignorará la verificación de conflictos de los contratos y las credenciales. Además, si hay un miembro que no aparece en la lista de miembros para asignarle turnos, puede seleccionar la casilla de verificación "Mostrar excluidos" para que se muestren todos los miembros que no tienen un contrato y una credencial como el motivo por el cual no se muestran para la organización de horarios.

 Preguntas frecuentes

  1. ¿Qué sucede cuando un contrato o una credencial está a punto de expirar?
    1. Actualmente no se envían notificaciones para advertir a los gerentes y administradores del sitio que un contrato o una credencial está a punto de expirar.
  2. ¿Quién puede configurar los tipos de contrato o credencial?
    1. Los administradores del sitio
  3. ¿Quién puede agregar un tipo de contrato o credencial a un equipo o empleado?
    1. Esto depende de los permisos que se establecen al crear el tipo de contrato o credencial. Cuando se crean contratos o credenciales, los administradores determinarán quién puede crear, editar, ver y eliminar contratos o credenciales, y quién puede crear, editar, ver y eliminar los documentos relacionados con contratos o credenciales.
  4. ¿Un contrato o credencial cambia un estado de activo a inactivo al expirar?
    1. No. Los contratos o credenciales permanecerán en un estado activo hasta que se cambien manualmente. Esto está diseñado de esa manera, de modo que cuando se agrega un contrato o credencial a un empleado, la persona que agrega el contrato no puede habilitar el contrato o credencial como activo hasta que esté listo para hacerlo.
  5. ¿Cómo se realiza la verificación de conflictos al organizar horarios?
    1. La verificación de conflictos se basa en los permisos, los ajustes del equipo y la fecha de vencimiento del contrato o credencial.
  6. ¿Qué sucede si un tipo de contrato o credencial está deshabilitado?
    1. Una vez que el administrador deshabilita un contrato o credencial, el tipo de contrato o credencial ya no estará disponible para agregar a un equipo como requisito para organizar los horarios de los empleados del equipo. El tipo de contrato o credencial tampoco estará disponible para agregarlo al perfil de un empleado.


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