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Tablón de intercambios

Descripción general

La herramienta Tablón de intercambios de Shiftboard permite que los miembros intercambien sus turnos, básicamente para que otro empleado cubra dichos turnos sin que deba intervenir un gerente. Una vez que esta herramienta se activa en el sitio, puede controlarse desde los ajustes del equipo. Nota: Si bien el Tablón de intercambios permite que los miembros ofrezcan sus turnos para que otros los cubran, no impondrá un intercambio. En otras palabras, la persona que tome el turno no se verá obligada a renunciar a uno o más de sus turnos.

El Tablón de intercambios sigue todas las reglas que los gerentes y administradores del sitio han establecido en Shiftboard. Los turnos ofrecidos para intercambio solo serán visibles para los miembros de ese equipo. El sitio no permitirá que nadie realice una reserva doble, tome un turno para desempeñarse en un (rol) para el que no cumple los requisitos o se les asigne horas extras.

Cómo usar el Tablón de intercambios

El Tablón de intercambios ofrece diferentes ajustes que puede elegir:

  • Sin restricciones: Los miembros pueden ofrecer sus turnos para intercambiarlos, y otros miembros del mismo equipo (y el mismo rol, si se aplica) pueden tomar los turnos. El gerente no tiene ninguna función en esta configuración.
  • Se requiere permiso: Esta configuración les proporciona a los gerentes la capacidad de aprobar los turnos que se ofrecen para intercambio. Requiere que un gerente le otorgue permiso al miembro que intercambia el turno para que lo coloque en el Tablón de intercambios. El gerente recibirá una notificación indicando que un miembro desea ofrecer su turno. Una vez que el turno se ofrece para el intercambio, podrá tomarlo cualquier persona del equipo (que no tenga conflictos ni horas extras).
  • Se requiere aprobación: Le brinda poder de decisión al gerente sobre quiénes toman los turnos que se han ofrecido. En este escenario, se puede intercambiar cualquier turno, pero una vez que alguien quiera aceptar un intercambio, se notificará al gerente, y el gerente aprobará (o no) al miembro que desea el turno.
  • Se requieren permisos y aprobaciones: Esta configuración requiere que un gerente otorgue permiso para intercambiar un turno y apruebe a quien tome el turno. Cuando un miembro desea ofrecer un intercambio, se notificará al gerente que alguien quiere intercambiar un turno. Una vez que se conceda el permiso, se notificará al equipo que hay un turno disponible para su intercambio. Cuando alguien desee tomar el turno ofrecido, el gerente recibirá una notificación en la que se indica quién lo quiere aceptar. Una vez que el gerente apruebe al miembro que desea tomar el turno, se realizará el intercambio y se reflejará en el calendario.
  • No se admiten intercambios: Si hay un equipo o equipos en particular que no deberían tener la opción de intercambiar sus turnos, los gerentes pueden desactivar esta opción por equipo. Además, tienen la opción de no permitir que se intercambie un turno en particular (independientemente de la configuración del grupo de trabajo) seleccionando la opción “Sin intercambio” para ese turno. 

Si es posible intercambiar un turno, los miembros verán un enlace rojo correspondiente a los Intercambios. Dado que solo la persona confirmada en un turno puede iniciar un intercambio, solamente ellas verán el enlace rojo de Intercambios.

Envío de mensajes a miembros

Los gerentes y administradores del sitio pueden ver todos los intercambios actuales y anteriores en Oportunidad > Intercambio. Dependiendo de la configuración del Tablón de intercambios, los gerentes pueden ver opciones para aprobar o rechazar un intercambio. Desde esta página, los gerentes y administradores del sitio pueden enviar un mensaje directamente a la persona que ofreció el turno para intercambio o pueden enviar un mensaje a la persona que toma el intercambio. 

Configuración

El Tablón de intercambios es controlado en el nivel del equipo. Cada equipo puede configurarse de manera diferente según la estructura y las necesidades de cada equipo.

Información adicional

Para activar el Tablón de intercambios en su sitio, comuníquese con nuestro equipo de Éxito enviando un correo electrónico a support@shiftboard.com.


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