Asignar turnos

La función Asignar turnos se usa cuando se asignan miembros a turnos. La decisión sobre cómo asignar miembros varía en función de las necesidades de una organización. Las opciones incluyen (1) asignación masiva, (2) selección única, (3) asignación automática o (4) selección múltiple. Los gerentes de equipos pueden acceder a esas herramientas, y los coordinadores también pueden tener acceso a estas opciones según el equipo. La herramienta de asignación seleccionará los miembros que mejor se ajusten al puesto en función de la configuración del turno.

Cómo asignar un turno 

Desde la vista del calendario, haga clic en cualquier turno que deba asignarse. En el lado derecho, aparecerá una ventana. Haga clic en "Asignar" para ir a una página como la que se muestra en la captura de pantalla a continuación. Desde aquí, hay varias opciones sobre cómo elegir el miembro correcto para el turno. Para obtener más información sobre cada opción, consulte el número en la imagen con la explicación correspondiente a continuación.

  1. Asignación masiva/general: La función de asignación masiva se recomienda para asignar un miembro al mismo turno durante un período de tiempo prolongado.
  2. Selección única: Se recomienda para cuando se necesita elegir un solo miembro. Despliegue el menú Asignar, que aparece a la izquierda (captura de pantalla anterior), elija el miembro de su preferencia y haga clic en "Sí, asignar".
  3. Asignación automática: La herramienta de asignación automática es la más indicada para la asignación rápida de miembros cuando no importa quién se asigna al turno.
  4. Selección múltiple: La función de selección múltiple está diseñada para las instancias en las que se asigna a un miembro en particular para que trabaje en un turno.

Preferencias de asignación

Al asignar turnos, verá un número de preferencias de asignación que puede alternar, que cambiarán los miembros que se muestran disponibles para asignar. 

Permitir conflictos: Por defecto, Shiftboard muestra los miembros que están disponibles para un turno (esto evita que un miembro se reserve dos veces). Sin embargo, es posible que en ocasiones un gerente necesite reservar un miembro dos veces. Al marcar "Permitir conflictos", el gerente puede anular la configuración predeterminada y permitir que se presenten todos los miembros del equipo para la tarea.

Anotado como Disponible: Al asignar puestos u otras obligaciones que ocurran durante un rango de tiempo, si selecciona la opción para filtrar personas en función de su disponibilidad durante ese período, se mostrarán solo las personas que corresponden a ese criterio. Observe que filtrar en función de la disponibilidad significa que, si un miembro no tiene entradas, no aparecerá en los resultados filtrados automáticamente dado que Shiftboard no podrá asumir que está disponible. 

Antigüedad de honor: Si se marca “Antigüedad de honor”, los miembros aparecerán según su asignación de turno en el orden de la “fecha de contratación” dentro de la pestaña Finanzas. 

Restringir miembros a un solo turno por día: La selección de esta opción limitará las opciones de disponibilidad a los miembros que aún no estén trabajando en turnos que comiencen este día. 

Permitir horas extra: Como gerente, es posible que en algunos casos tenga que permitir las horas extras para un empleado. Al marcar “Permitir horas extra”, un gerente puede anular la configuración predeterminada y permitir a todos los miembros aparecer para la asignación, incluso si superan su límite de horas extra. 

Ignorar tiempo libre: Si se marca “Permitir tiempo libre aprobado”, los miembros con tiempo libre aprobado no aparecerán para la asignación de turnos.
Al utilizar la disponibilidad para mostrar las listas dinámicas de personas disponibles, los gerentes deben alentar continuamente a sus miembros a mantener su disponibilidad actualizada.

Omitir miembros con antigüedadAl hacer clic en “Omitir miembros con antigüedad”, filtrará los miembros que no tienen una fecha de inicio asociada a su cuenta. Esta configuración permite a los gerentes asignar turnos a los empleados con antigüedad.

Mostrar: Al alternar las opciones desplegables de Mostrar, puede optar por incluir coordinadores y gerentes en sus selecciones de asignaciones.

Tipo de perfil: Esta lista desplegable le permite filtrar las personas asignadas según su tipo de perfil. Una vez que seleccione el Tipo de perfil, podrá seleccionar Filtros ampliados para que pueda asignar según un campo en el perfil. Observe que los campos de textos abiertos no aparecerán para seleccionar. En el ejemplo siguiente, se muestra cómo se vería la selección de filtrado cuando se quiere asignar a un miembro con un tipo de perfil de personal que ha indicado que tiene habilidades informáticas con Word seleccionadas para su perfil. 

Consejos útiles 

Al asignar un miembro se brinda la opción de anular los conflictos de turnos y las reglas del sitio con respecto a las horas extras, sin cambiar la configuración. El recuadro Preferencias de asignación brinda a la persona asignada la capacidad de filtrar el grupo de miembros del que están seleccionando en la lista desplegable.


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